Auftragsbearbeitung in der ERP-Software easyWinArt

In der ERP-Business-Software easyWinArt ist eine komplette Auftragsbearbeitung für die Bereiche Einkauf und Verkauf enthalten. Die verschiedenen Aufgaben rund um die Auftragsabwicklung sind nach Beleg-Typen gegliedert, von denen die meisten an dieser Stelle vorgestellt werden.

Angebot an den Kunden

An erster Stelle im Verkauf steht das Angebot. In easyWinArt wird es mit wenigen Klicks angelegt. Folgende Daten werden anschließend angegeben:

Angebot in der Auftragsbearbeitung
  • Adresse, Referenzdaten, Ansprechpartner, Bedingungen und Konditionen, manuelle oder Stamm-Artikel als Positionen,  Betreff, Einleitungs- und Schlusstext sowie ggf. weitere optionale Daten

Der Ausdruck kann über den Report-Designer beliebig gestaltet werden. Natürlich können auch Artikel-Bilder enthalten sein.

Beleg-Historie

Ist der Kunde mit dem Angebot nicht ganz zufrieden, so können Sie auf Knopfdruck beliebig viele neue Versionen des Angebotes erstellen. In der Historie erhalten Sie einen Überblick über alle bisherigen Versionen in der richtigen Reihenfolge. So lässt sich genau verfolgen, welche Änderungen gemacht worden sind. Natürlich ist diese Beleg-Historie auch für alle anderen Beleg-Typen verfügbar.

Das Auftragswesen

Auftragsbearbeitung

Nimmt der Kunde ein Angebot wahr, so entsteht in der Auftragsbearbeitung ein Auftrag. Dieser kann in easyWinArt ganz leicht erstellt werden. Auf Knopfdruck hin wird das Angebot zum Auftrag gepusht, d.h. es wird ein Auftrag mit den entsprechenden Positionen angelegt und das Angebot wird mit dem Auftrag verknüpft. Nach der Eingabe einiger Eckdaten kann dann die Auftragsbestätigung gedruckt werden.

Pushen von Belegen

In der Auftragsbearbeitung und Faktura von easyWinArt kann jeder Beleg (außer der letze in der Kette) in die nächste Bearbeitungsstufe gepusht werden. Der Ursprungsbeleg bleibt dabei bestehen und ist jederzeit einsehbar. So entsteht wie eben beschrieben z.B. aus einem Angebot ein Auftrag, ohne dass das Angebot aus dem System entfällt. Trotzdem ist die Beziehung zwischen den beiden Belegen eindeutig über die Verknüpfungen nachvollziehbar.

Lieferung und Teil-Lieferung

Bei einem Auftrag wird Ware an den Kunden geliefert oder eine Dienstleistung erbracht. Stellvertretend für diese Vorgänge steht der Beleg Lieferung. Mit nur einem Klick entsteht zum gewünschten Auftrag eine Lieferung und ein Lieferschein kann ausgedruckt werden. Bei entsprechender Konfiguration finden bei der Erstellung des Lieferscheins Lagerbuchungen statt.

Teil-Lieferung oder Sammel-Lieferung

Natürlich kann auch mit wenig Aufwand eine Teil-Lieferung des Auftrages erstellt werden. Dabei erscheint eine Auswahlliste mit allen noch nicht gelieferten Auftrags-Positionen aus beliebig vielen Aufträgen zur gleichen Adresse. Hier können Sie einfach die gewünschten Positionen auswählen und jeweils eine Menge eingeben. So entsteht im Handumdrehen eine Teil-, Sammel- oder Teil-Sammel-Lieferung. Über die Verknüpfungen behalten Sie dabei jederzeit einen klaren Überblick über die Beziehungen zwischen den Belegen. Diese flexiblen Möglichkeiten für Teil- und Sammel-Belege finden Sie natürlich in der kompletten Auftragsbearbeitung bis zur Faktura und auch im Bestellwesen.

Rechnungswesen

Mit dem in der Auftragsbearbeitung integrierten Rechnungswesen haben Sie alle Möglichkeiten für Ihre Faktura. Zunächst können Sie natürlich zu einem Lieferschein eine Rechnung oder eine Teil-Rechnung und zu mehreren Lieferscheinen eine (Teil-) Sammel-Rechnung erstellen. Wichtige Eckdaten der Rechnung wie Zahlungsart (Rechnung, Lastschrift), Fälligkeitsdatum, Skonto-Sätze und Fibu-Daten behalten Sie jederzeit im Überblick. Mit wenigen Klicks ist die Rechnung am Bildschirm dargestellt, gedruckt, gefaxt oder per E-Mail verschickt. 

Gutschriften in der Faktura

Eingangs- und Ausgangs-Gutschriften sind ein wesentlicher Teil einer Faktura. Ganz leicht kann zu einer ganzen Rechnung mit nur einem Klick eine Gutschrift erstellt werden. Natürlich ist es auch möglich, nur einen Teil der Rechnung oder mehrere Teile verschiedener Rechnungen gutzuschreiben. Die gutgeschriebenen Positionen können auch mit einer entsprechenden Rücklieferung oder einer Reklamation verknüpft werden.

Zahlungsverkehr

In der easyWinArt-Faktura können zu verschiedenen Belegen wie Rechnung, Verbindlichkeit oder Gutschrift beliebig viele Zahlungen oder Teil-Zahlungen eingestellt werden. Es stehen dazu die beiden Zahlungsarten Rechnung und Lastschrift zur Verfügung. Am Beleg lässt sich auf den ersten Blick einsehen, welche Summe bereits bezahlt oder noch zu zahlen ist. Beim Einstellen der Zahlung werden die Zahlungsbedingung sowie das Fälligkeitsdatum ausgewertet und automatisch Skonto verrechnet. Überweisungen oder Lastschriften können mit Hilfe der Schnittstelle für DTAUS an eine Banking-Software übermittelt und dort automatisch ausgeführt werden.

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen können sehr flexibel eingestellt werden. Dazu stehen in der Konfiguration entsprechende Einstellungen zur Verfügung:

  • "Bei Rechnungsstellung vor dem 20. eines jeden Monats zahlbar bis zum 28. des übernächsten Monats, ansonsten zahlbar bis zum 14. des darauf folgenden Monats, jeweils netto ohne Abzug, zzgl. MwSt."

Online-Zahlungsverkehr per SEPA

Die Abwicklung von Zahlungen kann mit Hilfe der SEPA-Schnittstelle vereinfacht und automatisiert werden. Zahlungen, bei denen Sie selbst aktiv werden müssen, werden zunächst als "geplant" markiert. Das kann beispielsweise bei einer Verbindlichkeit im Einkauf der Fall sein, weil Sie Geld überweisen müssen. Im Online-Zahlungsverkehr werden alle geplanten Zahlungen gesammelt und können dann an ein Banking-Programm übergeben werden. Dieses erledigt die Zahlungen dann vollautomatisch. Die Zahlung gilt dann als "angewiesen", bis sie aufgrund der Sichtung des entsprechenden Kontoauszuges als "erledigt" gekennzeichnet werden kann.

Lastschrift

Neben der Zahlungsart "Rechnung" können auch Lastschriften verwendet werden. Der Ablauf ist der Gleiche wie oben beschrieben, auch diese werden an den Online-Zahlungsverkehr übergeben. So kann bei einer Rechnung im Verkauf der Betrag beim Kunden auch eingezogen werden. Auch für Eingangs-Rechnungen gibt es Lastschriften.

A'Konto-Zahlungen und -Verbindlichkeiten

A'Konto-Abschlagszahlung der Faktura

Bei jeder Rechnung können beliebig viele Abschlagszahlungen (A'Konto-Abzüge) eingestellt werden, d.h. es werden ein oder mehrere vorhergehende A'Konto-Rechnungen ganz oder teilweise angerechnet. Parallel gilt gleiches im Einkauf für Verbindlichkeiten. A'Konto-Rechnungen lassen sich direkt mit einem bestimmten Wert einstellen. Alternativ können diese auch direkt am Beleg, z.B. am Auftrag, eingestellt werden. Dann lässt sich ein prozentualer Wert bezogen auf die Gesamtsumme des Beleges einstellen und die A'Konto-Rechnung hat eine Referenz zu diesem Auftrag. An allen A'Konto-Rechnungen der easyWinArt-Faktura kann eingesehen werden, in welchen Rechnungen Abbuchungen enthalten sind.

Rahmenaufträge und -bestellungen

Rahmenauftrag Kalender

Neben gewöhnlichen Aufträgen lassen sich in der easyWinArt-Auftragsbearbeitung auch Rahmenaufträge anlegen. Die Positionen können dann jeweils einen Lieferplan aufweisen, indem wiederum beliebig viele Liefertermine enthalten sein können. Der Kunde kann gezielt Mengen aus dem Rahmenauftrag abrufen oder von vornherein gewisse Mengen und feste Intervalle für die Lieferungen festlegen. Gleiches gilt analog im Einkauf für Rahmenbestellungen.

Lieferpläne in der Auftragsbearbeitung

Zu jeder Position eines Auftrages kann ein Lieferplan mit beliebig vielen Terminen eingestellt werden. Für Kunden und Lieferanten lassen sich bequem verschiedene Liefer-Stati einstellen, die auch um eigene Stati erweitert werden können. Lieferpläne sind insbesondere für Automotive-Kunden wichtig.

Bestellwesen in der Auftragsbearbeitung

Analog zum Verkauf bietet der Einkauf Belege von der Anfrage über die Bestellung, Lieferung und Verbindlichkeit bis hin zu Rücklieferung, Gutschrift, Rahmen-Bestellung und Reklamation. Wie im Verkauf können Belege komfortabel jeweils zum nächsten Beleg-Typ hin gepusht werden. Es lassen sich auch flexible Teil- und Sammel-Belege anlegen. Verknüpfungen sorgen für die umfassende Übersicht in den einzelnen Vorgängen.

Auftragsbezogene Bestellung

Für Aufträge lassen sich auf Knopfdruck auftragsbezogene Bestellungen durchführen. Dabei werden für alle Positionen die günstigsten Lieferanten angeboten. Natürlich lassen sich auch jeweils beliebige andere Lieferanten auswählen. Für jede Position kann zwischen Lager- und Streckengeschäft gewählt werden. Die erzeugten Bestell-Vorschläge werden automatisch um weitere auftragsbezogene Bestellungen erweitert, solange sie noch nicht abgeschlossen werden.

Kassenbücher für Barzahlungen

Kassenbuch Screenshot

Die easyWinArt-Faktura bietet Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Kassenbücher anzulegen. Diese können sprechend benannt werden, z.B. '"Barkasse" oder "Portokasse". In jedem Kassenbuch werden Einnahmen und Ausgaben sowie der aktuelle Kassenbestand übersichtlich dargestellt. Über entsprechende Buttons kann ein Tagesabschluss oder ein Monatsabschluss durchgeführt werden. Der Übertrag aus dem Vormonat wird automatisch in den nächsten Monat übernommen.

Kassenbuch Monatsjournal

Ausgabe der Kassendaten

Für die Ausgabe der Daten als Monatsjournal stehen mehrere Formulare bereit, es können aber auch eigene angelegt werden. Eine Historie bietet eine Übersicht über alle vergangenen Monate und zusätzlich steht ein Kassen-Protokoll als umfassende Liste zur Verfügung.

Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung

easyWinArt bietet Funktionen für Rechnungen, Verbindlichkeiten, Gutschriften, Zahlungen und vieles mehr. Als komfortable Hilfe ist eine automatische Kontenfindung enthalten, welche dem unbedarften Anwender den Umgang mit komplizierten FiBu-Konten erspart. Mit der DATEV-Schnittstelle werden alle für die Finanzbuchhaltung relevanten Daten gesammelt und verschiedene Plausibilitäten überprüft. Ist bei einem Vorgang vergessen worden, eine Bank oder ein FiBu-Konto anzugeben, oder ist keine automatische Kontenfindung möglich, so erscheint ein Hinweis auf den entsprechenden Beleg. Erst wenn alles stimmt, ist ein Export der Daten möglich.

Vorteile der DATEV-Schnittstelle

Die exportierten Daten können ganz leicht in einer Software für Finanzbuchhaltung, wie z.B. DATEV, importiert oder dem Steuerberater übergeben werden. Der Steuerberater verursacht keine hohen Kosten mehr, da easyWinArt bereits die ganze Arbeit geleistet hat. In der FiBu-Software können im Anschluss z.B. Bilanzierungen durchgeführt werden.

Offene Posten und offene Verbindlichkeiten

In easyWinArt sind umfangreiche Funktionen für Listen und Auswertungen enthalten. Zwei bekannte Vertreter davon sind die offenen Posten und Verbindlichkeiten. Diese werden mit wenigen Klicks in Listenform dargestellt. Es kann auch selektiert werden, z.B. nach Adresse oder nach Zeitraum. Die Auflistung lässt sich als Druckliste am Bildschirm anzeigen oder auf einen Drucker ausgeben. Im Ausdruck können auch grafische Elemente wie Balken- oder Kreisdiagramme als Hilfsmittel dienen. Zu den vorhandenen Vorlagen für den Druck können leicht beliebig viele Eigene hinzugefügt werden.

Listen und Auswertungen

Neben den beiden genannten Listen können auch beliebige eigene Listen und Auswertungen erstellt werden. Dazu ist die Verwendung aller in der Datenbank enthaltenen Daten möglich, so dass wirklich beliebige Zusammenhänge dargestellt und für den Ausdruck aufbereitet werden können.

Dokumenten-Management-System

Das integrierte Dokumentenmanagent (DMS) bietet viele Vorteile für die Auftragsbearbeitung. Alle Belege, die gedruckt, gefaxt oder gemailt werden, können auf Knopfdruck im DMS als pdf-Dokument archiviert werden. Dabei hängen diese Dokumente am entsprechenden Beleg und sind dadurch komfortabel und schnell erreichbar. Weiterhin können auch eingehende Dokumente wie Briefe oder Faxe an den entsprechenden Belegen hinterlegt werden. So ist keine lästige Suche in Aktenordnern mehr notwendig und Sie sparen Zeit und Geld. Das DMS ist übrigens auch in allen anderen Programmteilen integriert, so dass überall beliebige Dateien oder Dokumente angehängt werden können.

Integriertes CRM

Neben dem DMS ist auch das CRM eine interessante Funktion. Damit können Sie Kontakte mit Kunden pflegen und dokumentieren. Diese CRM-Einträge können auch mit einem Beleg verknüpft sein, beispielsweise um gezielt ein Angebot nachzuhalten. Am Angebot sind dann wiederum die entsprechenden CRM-Einträge zu sehen.

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