'VOR' - Vorgangs-Belege

Vorgangs-Belege
Screenshot Vorgangsbelege

Ausführliche Funktionsbeschreibungen und Fallbeispiele

Speziell zu der Beleg-Verwaltung bzw. zum gesamten Themenbereich des Belegwesens (Auftragsbearbeitung etc.) enthält das Handbuch das Kapitel 'Beleg-Verwaltung'. Dort wird die Arbeit mit Belegen genau erläutert und auch anhand von Beispielen anschaulich dargestellt.

Verweis-Menüfunktionen zu 'Vorgangs-Belege'

Neben der Haupt-Menüfunktion 'Vorgangs-Belege' gibt es zu dieser jede Menge Verweis-Menüfunktionen in den Menüs Vorgänge, Verkauf und Einkauf. Dabei werden die Vorgangs-Belege mit einschränkenden Suchkriterien geöffnet, z.B. "Offene Vorgangs-Belege" oder "Erledigte Rechnungen".

Allgemeine Beschreibung

Die Menü-Funktion "Vorgangs-Belege" bildet den zentralen Kern der Beleg-Verwaltung. Diese oder Teile davon werden oft auch bezeichnet als Auftragsbearbeitung, Auftragsabwicklung, Belegwesen, Fakturierung, Vorgangs-Management, usw. Jeder Datensatz dieser Menü-Funktion bildet einen eigenständigen Beleg ab, beispielsweise eine Auftragsbestätigung, Rechnung etc. Die Belegtypen sind aufgeteilt auf die beiden Beleg-Arten 'Verkauf' und 'Einkauf'. Verkaufsbezogene Belege sind an grünen und Einkaufsbezogene an roten Icons zu erkennen. Ein blaues Icon symbolisiert eine Auswahl von Belegen, die sowohl Verkaufs- als auch Einkaufs-Belege enthält. Belege können sehr unterschiedlich entstehen. Über den Button 'Neu' in der Aktions-Toolbar lässt sich jederzeit ein neuer Beleg anlegen. Ein Beleg kann auch über das sogenannte 'Pushen' erzeugt werden. Auf ganz einfache Weise können Sie z. B. aus einem Lieferschein eine Rechnung generiert werden. Werden Belege auf diesem Wege erzeugt, so werden automatisch Von- und Nach-Verknüpfungen erstellt. Eine Besonderheit im easyWinArt ist die Möglichkeit aus einem bereits bestehenden Beleg, eine neue Belegversion erstellen zu können. Dieses dient dazu Änderungen vornehmen zu können, ohne dass der ursprüngliche Beleg 'verloren' geht. Über den Button 'Versionen des aktuellen Beleges anzeigen' können Sie sich nun alle Versionen für diesen Beleg anzeigen lassen (Beleg-Historie). Ob für einen Beleg mehere Versionen existieren erkennen Sie am Änderungsindizes.

Daten eines Beleges

Für die Optimierung des Beleges stehen ihnen viele Möglichkeiten zur Verfügung. Zu einen können Sie die Grunddaten eines Beleges, wie das Beleg-Datum, den Beleg-Wert oder die Bezugs-Adresse, in der linken Hälfte des Detailbereiches eingeben. Alle weiteren Daten zu dem Beleg werden in der rechten Hälfte des Detailbereiches mit Hilfe der verschiedenen Registerkarten eingegeben. Über die Buttons der Beleg-Toolbar können Sie unter anderem den ausgewählten Beleg in einen Folge-Beleg generieren oder eine neue Version erstellen. Alle relevanten Daten des Beleges werden in den generierten Folge-Belege mit übernommen und müssen nicht wieder neu eingegeben.

Die Beleg-Verwaltung sieht wie folgt aus. Im oberen linken Bereich wird der Beleg mit der Bezeichnung (z.B. Angebot) und der Beleg-Identifizier-Nummer gekennzeichnet. Damit wird der Beleg eindeutig im System geführt. Auf derselben Höhe, rechts daneben wird der Beleg als Einkaufs- oder Verkaufs-Beleg eingestuft. Im Hauptbereich der Beleg-Verwaltung werden die Grunddaten des Beleges eigegeben. Wichtig für den Beleg ist die Zuweisung der Adresse- und Kontakt-Daten, die eines Kunden oder Lieferanten, die bei der Auswahl einer Adresse automatisch gezogen werden, soweit diese hinterlegt wurden. Klicken Sie dazu auf den blauen Schriftzug 'Adressnummer' und wählen Sie die gewünschte Adresse aus. Im Bereich Beleg-Werte wird der effektive Netto-, Brutto- und der offene Netto-, Brutto-Wert des Beleges angezeigt. Logischerweise hat der Beleg nur einen Wert, wenn Ihm Positionen zugewiesen wurden. Genauere Informationen zu den Belegs-Positionen erhalten Sie im Handbuch unter dem Kapitel Beleg-Positionen und in der Beschreibung der Registerkarte 'Positionen des Beleges' weiter Unten im Absatz 'Registerkarten'.

Der Bereich Beleg-Status informiert Sie über den Status des Beleges. Ein Beleg kann sich in verschiedenen Status befinden. Dieser hängt unter anderem auch von der Beleg-Art ab. Ein Beleg kann z.B. den Status Gesamt-Offen, Teil-Offen, Gesamt-Erledigt haben oder Sie darauf hinweisen, dass 'A'Konto Abzüge' möglich sind bzw. 'A'Konto abgezogen' wurde. Da drunter liegen die Bereiche Beleg-Datum und Einstellungen. Für das Beleg-Datum wird beim Anlegen eines neuen Beleges das aktuelle Datum gezogen, kann aber auch individuell angepasst werden. Der Bereich Einstellungen umfasst die Auswahl der Währung, der Sprache und des Mandanten. Mit der Auswahl der Währung und der Sprache entscheiden Sie in welcher Währung und Sprache der Beleg angedruckt wird. Dafür steht Ihnen eine große Auswahl zur Verfügung. Die Auswahl der Währung und der Sprache erfolgt über einen Klick auf den blauen Schriftzug der entsprechenden Funktion. Die Währung Euro und die Sprache deutsch wird beim Anlegen eines neuen Beleges automatisch gezogen. Die Auswahl des Mandaten brauchen Sie nur wenn Sie mehrere getrennte Firmen mit demselben Artikel- und Kunden-Stamm haben aber die Geschäftsprozesse getrennt führen und an die Fibu ausgeben möchten. Dazu müssen jedoch erst die entsprechenden Einstellungen vorgenommen werden. Genaueres zum Thema Mandant finden Sie im Handbuch unter dem Kapitel 'Unter-Mandanten'.

Unter der Beleg-Adresse können Sie den Betreff und die Referenz-Daten eingeben. Der Betreff des Beleges kann z.B. 'Bestellung per Telefon' heißen. Die Felder der Referenz-Daten können mit Informationen der Bestellung oder eines anderen Bezuges gefüllt werden z.B. wer und wann bestellt hat. Entsteht dieser Beleg auf Grund eines Eingangs-Beleges, wie z.B. eine Bestellung so kann das Beleg-Datum und die Beleg-Nummer als Referenz-Daten eingetragen werden. In den daneben liegenden Bereichen können Sie den Ansprechpartner, der z.B. für Rückfragen zur Verfügung steht und den Bearbeiter, der diesen Beleg angelegt hat, auswählen. Alle diese Angaben sind außer der Adressdaten freiwillig, denn ohne der Auswahl einer Adresse wird das Speichern des neuen Beleges nicht zugelassen. Die Eingabe und Bedeutung zusätzlicher Daten des Beleges werden unten im Absatz 'Registerkarten' erklärt.

Registerkarten

Über die Registerkarten können Sie weitere Daten zu dem ausgewählten Beleg eingeben und verwalten. Dazu stehen Ihnen die folgenden Registerkarten zur Verfügung:

Screenshot der Registerkarten der Menüfunktion Vorgangs-Belege

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