'FIBUKR' - Fibu-Kontenrahmen
In der Menüfunktion 'Fibu-Kontenrahmen' wird der Kontenrahmen des Unternehmens mit den Konten für die Finanzbuchhaltung angelegt und verwaltet.
Kontenrahmen und Konten
Die meisten Unternehmen verwenden im Rahmen der Finanzbuchhaltung die doppelte Buchführung. Dabei werden verschiedene Bücher über die Geschäfte geführt, eines davon wird Hauptbuch genannt. In diesem werden die Geschäftsvorfälle sachlich geordnet auf entsprechende Sachkonten gebucht. Es besteht also aus einer Vielzahl von Konten. Das Konto ist die spezielle Rechnungs- und Darstellungsform für die Buchung der Geschäftsvorfälle. Um in der Praxis die Buchungsvorgänge zu vereinfachen, wurden verschiedene Systeme zur einheitlichen Bezeichnung und Gliederung von Konten entwickelt. Die Bezeichung für diese Hilfsmittel zur systematischen Ordnung der Konten lautet Kontenrahmen.
Andersherum gesagt wird in der Finanzbuchhaltung als Kontenrahmen eine Sammlung von Konten bezeichnet, auf die im Zuge der Buchführung gebucht werden kann. Zu den vorgefertigten Kontenrahmen mit gängigen und benötigten Konten gehören z.B. die von der DATEV eG herausgegebenen Standardkontenrahmen SKR03 oder SKR04.
In der Kontenrahmen-Verwaltung von easyWinArt werden die Sachkonten verwaltet, nicht aber die Personenkonten. Diese werden in der Adressen-Verwaltung direkt an den entsprechenden Kunden (Debitoren) oder Lieferanten (Kreditoren) eingetragen. Der Übersicht halber sollten in der Kontenrahmen-Verwaltung nur die notwendigen Konten manuell eingestellt werden. Alle weiteren Konten wie z.B. für Bilanzen etc., mit denen in easyWinArt gar nicht gearbeitet wird, können weggelassen werden. Ist es aber ausdrücklich erwünscht, so kann wie unten beschrieben auch einer der SKR komplett importiert werden.
Sofern Sie nicht wissen, welcke Konten Sie anlegen sollen, so sollten Sie Ihren Steuerberater konsultieren. Dieser Ihnen eine Liste mit passenden Konten zur Verfügung stellen. Sie tragen von jedem Konto lediglich die Kontonummer sowie die Bezeichnung ein (sowie einige Häckchen). Alle weiteren Details spielen erst in der von Ihnen verwendeten Finanzbuchhaltungs-Software eine Rolle.
Manuelle Anlage der Konten
Geben Sie zu jedem Konto die Kontonummer sowie eine Kontenbezeichnung ein. Weiterhin muss das Konto klassifiziert werden. Hier haben Sie die Möglichkeiten, das Konto als Auto-Konto, Bank-Konto, Geldtransit-Konto, Kassenbuch-Konto und/oder Barverkaufkassen-Konto zu markieren.
Bei Konten, die als Auto-Konto oder auch Automatik-Konto eingestellt sind, wird beim Export kein Steuerschlüssel übergeben. Die DATEV-Software z.B. verbucht bei solchen Konten die Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer automatisch, anstatt den Steuerschlüssel auszuwerten. Für diesen Fall sind in DATEV bei allen Konten, die als Auto-Konto verwendet werden können, bereits Steuerschlüssel hinterlegt. Bevor Sie ein Konto als Auto-Konto kennzeichnen, sollten Sie wissen, ob auch der passende Schlüssel hinterlegt ist. Diese Informationen erhalten Sie bei Ihrem Steuerberater. Automatische Konten werden vor allem beim Wareneingang und Warenverkauf (Erlöse) verwendet.
Als Bank-Konto werden ganz einfach alle Konten eingestellt, die einem tatsächlichem Konto bei einer Bank zugewiesen sind. Solche Konten können dann an verschiedenen Stellen im Programm verwendet werden, z.B. für Zahlungen. So legt man z.B., wenn man zwei Bank-Konten für das eigene Unternehmen führt, ein Fibu-Konto 1800, Bezeichnung 'Sparkasse MG' und ein Fibu-Konto 1810, Bezeichnung 'Postbank Köln' an. Diese werden dann an anderer Stelle in der Firmen-Bankverwaltung den beiden eigenen Firmen-Bankverbindungen (Bank-Konten) zugeordnet. Pro Mandant (bzw. pro Unter-Mandant) können beliebig viele Fibu-Bank-Konten vorhanden sein.
Das Geldtransit-Konto ist ein neutrales Verrechnungskonto. Von einem Geldtransit spricht man bei einem Transfer von einem Bankkonto zu einem anderen Bankkonto oder von einem Bankkonto zur Kasse. Es kann auch als Pseudo-Bank-Konto betrachtet werden. Auf jeden Fall muss ein als 'Geldtransit' dienendes Fibu-Konto die beiden Häckchen Geldtransit-Konto und Bank-Konto eingestellt bekommen. Es kann pro Mandant (bzw. pro Unter-Mandant) nur ein solches Geldtransit-Konto vorhanden sein.
Sobald ein Konto als Kassenbuch-Konto deklariert wird, steht Ihnen ein entsprechendes, auf diesem Konto beruhendes Kassenbuch in der Menü-Funktion 'Finanzen -> Kassenbuch' zur Verfügung. Ein Kassenbuch, auch Handkasse, Bürokasse, Portokasse usw. genannt, ist eine Kasse im Betrieb, aus der Mitarbeiter kleinere Beträge für Barausgaben entnehmen können, sie speist sich i.d.R. vom Firmenkonto. Pro Mandant (bzw. pro Unter-Mandant) können beliebig viele Kassenbücher angelegt werden, z.B. 'Barkasse' und 'Portokasse'.
Wenn eine Barkasse (Registrierkasse) für die Abrechnung von Bargeldumsätzen verwendet werden soll, so ist ein passendes Fibu-Konto pro Barkasse anzulegen und als Barverkaufskassen-Konto einzustellen. Es können pro Mandant (bzw. pro Unter-Mandant) beliebig viele Barkassen vorhanden sein.
Wenn mit Unter-Mandanten gearbeitet wird (Verwaltung mehrerer rechtlich eigenständiger Firmen in einem easyWinArt-Mandanten, also gemeinsamer Adressstamm, Artikelstamm etc.), so ist im Feld Mandant für beim Verwenden der obigen Häckchen auch immer der gemeinte Unter-Mandant einzustellen. Ist laut Mandanten-Konfiguration der Unter-Mandant kein Pflichtfeld und wird das Feld Mandant hier leer gelassen, so gilt das Fibu-Konto entsprechend für den Hauptmandanten.
Import eines Kontenrahmens
Die Standard-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 können direkt über die Menüfunktion 'Fibu-Kontenrahmen' importiert werden. Gehen sie dazu unter die Registerkarte 'Kontenrahmen importieren'. Wählen Sie einen der beiden Kontenrahmen aus. Durch einen Mausklick auf den Button 'Kontenrahmen importieren' starten Sie den Import des Kontenrahmens. Dadurch werden dann mehr als 1.400 Fibu-Konten automatisch importiert.
Wichtig: - Beim Import werden schon eingestellte Konten nicht überschrieben. - Der Standard-Konten-Import ist nur durch Administratoren möglich. - Ein Import beider Kontenrahmen SKR03 und SKR04 ist normalerweise unsinnig und sollte nicht durchgeführt werden!
Verwendung von Kontengruppen und Kontenfindung
Alle Kontenrahmen lassen sich mit Hilfe der Kontengruppen gruppieren und somit für die komfortable Kontenfindung einsetzen, welche grundsätzlich die Auswahl des richtigen Fibu-Kontos vereinfacht und automatisiert. Weiterhin sind diese für die Verwendung von Barkassen Pflicht. Mehr dazu erfahren Sie in folgenden Kapiteln:
