'ADA' - Ansprechpartner

Ansprechpartner

Zu finden ist diese Menü-Funktion unter 'Stammdaten --> Adressen --> Ansprechpartner'.

Normalerweise erfolgt der Aufruf der Ansprechpartner direkt unter der Menü-Funktion 'Alle Adressen', über das Register Ansprechpartner. Durch Drücken auf den Button 'Ändern' unter diesem Register, gelangen Sie in die Verwaltung der Ansprechpartner. Alternativ können Sie auch einen Doppelklick mit der linken Maustaste in den dunkelgrauen Bereich machen, um in die Menüfunktion zu gelangen. Natürlich ist ein Aufruf auch direkt unter der hier beschriebenen Menü-Funktion möglich. Sollten sie sich für diese Möglichkeit entschieden haben, so erscheint nach Aufruf der Funktion die Suchmaske, für die Auswahl der gewünschten Adresse. Anhand des gewählten Suchkriteriums, wie z. B. dem Matchcode, werden Ihnen die entsprechenden Adressen angeboten. Markieren Sie die entsprechende Adresse und bestätigen Sie dies durch den Button 'Auswählen'. Dadurch gelangen Sie direkt zu den Ansprechpartner dieser Adresse. Siehe nachfolgenden Screenshot:

Verwaltung von Ansprechpartner der Adressen

Hier findet im easyWinArt die Verwaltung (Neu / Ändern / Löschen) der Ansprechpartner statt. Im oberen Bereich dieser Menüfunktion befindet sich standardmäßig die Suchliste. Dort werden alle Ansprechpartner der zugehörigen Adresse tabellarisch aufgelistet. Darunter in der linken Hälfte des Detailbereiches werden ihnen die Firmen- und Ansprechpartnerdaten angezeigt. Die Firmendaten werden beim Anlegen eines neuen Ansprechpartners automatisch aus der zugehörigen Adresse entnommen und können nicht mehr geändert werden. Zu dem Ansprechpartner können Sie neben der Anrede und dem Namen die Abteilung und die Ansprechpartner-Funktion angeben. Mit einem Häkchen können Sie auswählen ob der Ansprechpartner der Haupt-Ansprechpartner, in der Warenannahme oder im Warenausgang ist sowie ob er das Mailing-Kennzeichen hat. Alle anderen persönlichen Kontaktdaten können Sie über die Registerkarten dieser Menüfunktion verwalten.

Ist ein Ansprechpartner vorübergehend oder für immer nicht in der Ansprechpartner-Funktion, können Sie diesen, für eine bessere Übersicht, auf 'inaktiv' setzen. Mit dieser Aktion wird der Ansprechpartner in der Liste der Ansprechpartner nicht mehr dargestellt. Über den Button 'Inaktive Anwender ein- und ausblenden' können Sie zwischen der Anzeige der aktiven und inaktiven Ansprechpartnern umschalten. Wird das Häkchen 'inaktiv' entfernt, so wird der Ansprechpartner der Liste der Ansprechpartner wieder hinzugefügt.  

Über den Butten 'Service-Dienstleistungen anzeigen' können Sie in die Verwaltung aller Service-Leistungen der Adresse des Ansprechpartners navigieren und diese dort auch verwalten.

Mit der Eingabemöglichkeit der 'VIP-Stufe' können Sie die Ansprechpartner nach Wichtigkeit einstufen. Die 'VIP-Stufen' sind nicht vorgegeben, somit können Sie selbst entscheiden welche Zahlen welche Bedeutung bekommen sollen. Ist die 'VIP-Stufe' an den Ansprechpartnern eingetragen, können Sie mit Hilfe der erweiterten Suche nach den "VIP-Stufen" suchen und bekommen alle Ansprechpartner mit der entsprechenden 'VIP-Stufe' angezeigt.

Registerkarten

Registerkaren der Menüfunktion Ansprechpartner

Alle anderen Daten wie die privaten Kontaktdaten, das E-Mail Archiv, Dokumente oder Bemerkungen des Ansprechpartners werden über die Registerkarten verwaltet.

  • Kommunikation Unter dieser Registerkarte haben Sie die Möglichkeit die geschäftliche und private Kommunikations-Daten des Ansprechpartners einzusehen. Zu den Kommunikations-Daten zählen die Telefonnummer, Telefax, Mobil-Telefon und E-Mail. Bei einer bestehenden Anbindung an Ihre Telefonanlage können Sie mit einem Klick auf den Telefonhörer die hinterlegte Telefonnummer des Ansprechpartners anrufen. Mit einem Klick auf den Briefumschlag öffnet sich ein E-Mail Erfassungsformular-Fenster, dort können Sie eine E-Mail an die hinterlegte E-Mail-Adresse verfassen und verschicken. Voraussetzung für die Nutzung dieser Funktionalität ist eine funktionierende Anbindung an Outlook oder ein anderes E-Mail Postfach.
  • Private Daten An dieser Registerkarte können Sie die privaten Daten wie die Anschrift, Hobby, Familienstand oder das Geburtsdatum des Ansprechpartners hinterlegen. Diese Daten sind reine Zusatzinformationen zum Ansprechpartner und im Standard nicht angedruckt. Auf Wunsch besteht jedoch die Möglichkeit auch diese Daten andrucken zu lassen.
  • Kategorien In diesem Register können Sie eine oder mehrere Kategorien für den gerade ausgewählten Ansprechpartner auswählen. Klicken Sie auf den Button 'Kategorien ändern', wählen Sie aus der Liste die gewünschte Kategorie für den ausgewählten Ansprechpartner aus und Speichern Sie die Auswahl ab. Somit haben Sie den Ansprechpartner einer Kategorie zugeordnet. Um die Auswahl der Kategorien zu gewährleisten, müssen als Voraussetzung gewünschte Kategorien im System hiterlegt sein. Weitere Informationen zum Verwalten der Kategorein finden Sie im Handbuch unter 'Kategorien'.
  • E-Mail Archiv des aktuellen Ansprechpartners Diese Registerkarte zeigt Ihnen das E-Mail-Archiv des ausgewählten Ansprechpartners an. In der Detailansicht sehen Sie alle E-Mails des jeweiligen Ansprechpartners z.B. nach Betreff oder Gesendet-Datum in einer anpassbaren Tabellen-Darstellung sortiert. Mit einem Doppelklick auf die gewünschte E-Mail oder auf den Button 'Ändern' werden Sie zu der Verwaltung aller archivierten E-Mails weitergeleitet. Weitere Informationen zum E-Mail-Archiv finden Sie im Handbuch unter 'Mail-Archiv'.
  • Bemerkung In der Registerkarte Bemerkungen können Sie gewünschte Zusatzinformationen zu dem Ansprechpartner notieren und nach Bedarf jeder Zeit vervollständigen, bearbeiten oder auch löschen. Dazu muss  jedoch der Änderungsmodus aktiviert sein. Klicken Sie dazu den Button 'Ändern'.
  • Dokumenten-Management Diese Registerkarte zeigt Ihnen alle diesem Ansprechpartner angehängten Dokumente an. Zum Verwalten der Dokumente (Importieren, Bearbeiten, Löschen, etc.) kann die untergeordnete Menüfunktion, durch einen Doppelklick in die 'Suchliste' oder durch einen Klick auf den Button 'Ändern', geöffnet werden. Nähere Informationen zur Verwaltung der Dokumente im Dokumenten-Management finden Sie im Handbuch unter 'DMS'.
  • Individual-Variablen Die Registerkarte Individual-Variablen zeigt Ihnen eigene individuelle Variablen (Eingabefelder) an. Sie können die Ansprechpartner Daten um weitere Kennzeichen und Besonderheiten ergänzen. Dazu stehen Ihnen neun Steuerelemente zur Verfügung: drei Sorten von TextBoxen, CheckBox, ComboBox, IntegerBox, DoubleBox, DatePicker und TimePicker. Sie können nahezu beliebig viele solcher Individualvariablen erstellen. Die Registerkarte um weitere individuelle Variablen (Eingabefelder) zu ergänzen, können Sie unter der Menüfunktion 'Verwaltung --> System-Konfiguration --> Individual-Variablen'. Näheres dazu finden Sie im Handbuch unter 'Individual-Variablen'.

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