'AVW' - Anwender

Grundlagen zu Anwendern

In der Menüfunktion 'Anwender und Personal' werden die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens verwaltet. Dazu gehören sowohl die als 'Anwender' bezeichneten Mitarbeiter, welche direkt mit dem easyWinArt arbeiten, als auch das Personal, welches sich nicht direkt in easyWinArt einloggt, sondern z.B. in der Fertigung tätig ist und Buchungen über das barcodegesteuerte Easy-BDE vornimmt.

Nach der Installation von easyWinArt ist zunächst der Anwender mit dem Benutzernamen 'Admin' vorhanden, mit dem ein erstes Anmelden an easyWinArt ohne Passwort möglich ist. Es sollten möglichst bald alle notwendigen Anwender angelegt werden, damit jeder unter seiner eigenen Anmeldung arbeiten kann. Somit können verschiede Rechte und Einschränkungen vegeben werden. Weiterhin lässt sich nachvollziehen, von welchem Anwender bestimmte Daten angelegt wurden und es können automatisch der richtige Name sowie die passende Unterschrift angedruckt werden, beispielsweise auf Angeboten. Die angelegten Anwender können als Administrator eingestellt werden, so dass der Anwender 'Admin' nicht mehr verwendet werden braucht. Anwender können auch in Anwender-Gruppen eingeordnet werden, in diesem Rahmen werden dann gruppenweise Rechte und Berechtigungen vergeben.

Nur Administratoren können neue Anwender hinzufügen und bestehende Anwender sperren oder löschen. Ein Nicht-Administrator kann ausschließlich sein eigenes Passwort und einige seiner weiteren Daten einstellen.

Hinweis: Auch wenn Anwender mit der Betriebsdatenerfassung (Easy-BDE) arbeiten sollen und nicht direkt am easyWinArt, müssen diese als Anwender angelegt werden, brauchen dann aber kein 'Login'-Kennzeichen.

Verwaltung easyWinArt Anwender

Anlegen eines neuen Anwenders

Um einen neuen Anwender anzulegen, erstellen Sie einen neuen Datensatz über den Button 'Neu' in der Aktions-Toolbar. Pflichtfelder sind der Login-Name (z.B. 'HM'), mit dem auch die Anmeldung im easyWinArt-Loginfenster erfolgt, sowie die Personalnummer (z.B. 12345), welche in der Registerkarte 'Personal-Daten' einzutragen ist.

Sinnvollerweise sollten noch weitere Daten eingegeben werden, wie der Name (z.B. 'Hans Müller'), welcher an verschiedenen Stellen im easyWinArt angezeigt wird und Vorname sowie Nachname enthalten sollte, der Unterschriften-Text (z.B. 'i.A. Hans Müller') sowie die weiteren Anwenderdaten und ggf. ein Passwort. Im Folgenden werden die verschiedenen Daten erklärt, welche hinterlegt oder eingestellt werden können.

Daten eines Anwenders im linken Bereich

Im linken Detailbereich können die folgenden Daten eingegeben werden.

Login-Name: Name oder Kürzel des Anwenders für die Anmeldung am easyWinArt, Pflichtfeld. Name: Vor- und Nachname des Anwenders, wird an verschiedenen Stellen im Programm verwendet, z.B. als Ersteller/Bearbeiter einer Adresse, eines Artikels oder eines Beleges. Gruppe: Auswahl für die Gruppenzugehörigkeit des Benutzers (z. B. 'Admins'). Jeder Anwender kann nur einer Gruppe angehören. Viele Anwender-Berechtigungen werden über die Gruppe festgelegt. Die Gruppen werden in 'Gruppen-Rechte' verwaltet. Startfunktion: Menüfunktion, welche beim Aufruf von easyWinArt direkt geöffnet wird. Sprache: Vorbelegung der Oberflächen-Sprache, in der das easyWinArt bedient wird. Maximale Fenster-Anzahl: Anzahl von Fenstern, die gleichzeitig aufgerufen werden können. Login: Berechtigung der Anmeldung am easyWinArt. Fertigungs-Mitarbeiter, die nur Easy-BDE-Buchungen machen, benötigen z.B. kein Login. Inaktiv: Inaktive Anwender sind in der Auswahlmöglichkeit an diversen Stellen nicht mehr enthalten, wie z.B. beim Bearbeiter eines Beleges oder dem Verantwortlichen eines Tickets. Auf diese Weise können ehemalige Mitarbeiter 'deaktiviert' werden. Administrator: Einstellung der Administratoren-Rechte. Bestimmte Menüfunktionen können nur Administratoren bearbeiten, siehe 'Gruppen-Rechte'. Passwort-Button: Möglichkeit für die Vergabe eines Passworts, ist aber nicht zwingend erforderlich. Die Vergabe des Passworts kann erst nach dem ersten Speichern erfolgen. Das Passwort ist dann für die Anmeldung an easyWinArt erforderlich. Gültig von / Gültig bis: Eingrenzung der zeitlichen Gültigkeit der Benutzer-Anmeldung, außerhalb der Zeitspanne ist ein Anmelden an easyWinArt nicht möglich.

Daten eines Anwenders in den Registerkarten

Icon Kommunikation

E-Mail-Adresse: Eingabemöglichkeit einer anwenderspezifischen E-Mail-Adresse. Bearbeiter-Kennzeichen: Eingabefeld für das gewünschte Bearbeiter-Kürzel. Durchwahl: Eingabemöglichkeit für die Telefonnummer des Anwenders, inklusive der Durchwahl. FAX-Durchwahl: Falls gewünscht kann hier eine persönliche Faxnummer oder auch die Hauptfaxnummer eingetragen werden. Unterschrift anzeigen: Ist eine Unterschrift des Anwenders hinterlegt, so kann an dieser Stelle ausgewählt werden, ob sie am Benutzer angezeigt werden soll oder nicht. Das Einbinden einer Unterschrift erfolgt über den Button 'Neu'. Dadurch öffnet sich der Datei-Explorer und es kann die entsprechende Datei ausgewählt werden. Die Unterschrift muss als Bild-Datei vorhanden sein. Unterschriften-Text: Eingabe des Textes, der unter der Unterschrift stehen soll. In der Regel steht hier der Vor- und Zuname des Anwenders und die Bezeichnung seiner Position. E-Mail-Signatur-Text: Wird hier ein Text eingetragen, so wird dieser als Signatur verwendet, wenn dieser Anwender am easyWinArt angemeldet ist und E-Mails versendet.

PZE-Konfiguration

PZE-aktivieren: Mit diesem Häkchen wird die Personalzeitverwaltung für den ausgewählten Anwender eingeschaltet. Nur für aktivierte Anwender werden in den verschiedenen Salden-Menüfunktionen (unter 'Personal --> PZE-Salden') Salden berechnet. PZE-Startdatum: Es werden nur Salden ab dem Startdatum berechnet und auch der Arbeitskalender eines Anwenders, welcher aus dem Betriebskalender gebildet wird, wird erst ab dem Startdatum aufgebaut. Das Erfassen von PZE-Zeiten ist aber von diesem Datum unabhängig möglich. Urlaubstage pro Jahr: Die dem Anwender zustehenden Urlaubstage in einem Jahr. Wird für die Berechnung der Urlaubssalden benötigt. Der Urlaubsanspruch ergibt sich aus der Summe aus diesem Wert und dem Wert 'Resturlaub aus Vorjahren'. Es können auch halbe Tage eingegeben werden. Resturlaub aus Vorjahren: Der Resturlaub aus Vorjahren ergibt zusammen mit dem Wert 'Urlaubstage pro Jahr' den Jahres-Urlaubsanspruch des Anwenders. Das Feld ist bei der Einführung von easyWinArt bzw. jedes Jahr am 01.01. passend einzustellen. Es können auch halbe Tage eingegeben werden. Startsaldo Gleitzeit-Konto: Dieser Betrag kann bei der Einführung von easyWinArt angegeben werden, wenn dem Anwender bereits zu Beginn einen positiven oder negativen Gleitzeitkonto-Betrag zugeordnet wird. Er wird dem Gleitzeit-Konto-Bestand des Anwenders hinzugerechnet bzw. davon abgezogen. Letzterer ergibt sich aus der Summe der Gleitzeit-Bestände aller Jahres-Salden des Anwenders, welche sich wiederum aus den getätigten Buchungen und den Arbeitskalender-Einträgen seit dem PZE-Startdatum des Anwenders ergeben. Bestand Gleitzeit-Konto: Dieses Feld ist nicht änderbar und dient nur zur Information. Es enthält den entsprechend der letzten Salden-Berechnung aktuellen Gleitzeit-Konto-Bestand des Anwenders. Berechnet wird es aus der dem 'Startsaldo Gleitzeit-Konto (siehe oben) und der Summe der Gleitzeit-Bestände aller Jahres-Salden des Anwenders, welche sich wiederum aus den getätigten Buchungen und den Arbeitskalender-Einträgen seit dem PZE-Startdatum des Anwenders ergeben.

PZE-Wochenmodelle

Diese Registerkarte zeigt die Wochenmodelle des gerade ausgewählten Anwenders an. Es wird die Suchliste der untergeordneten Menüfunktion 'Personal --> Personal-Verwaltung --> Wochenmodelle-Anwender' angezeigt. Die Spaltenansicht kann sich jeder Anwender wie gewünscht einstellen. Zum Verwalten der diesem Anwender zugewiesenen Wochenmodelle kann die untergeordnete Menüfunktion 'Wochenmodelle-Anwender' durch einen Doppelklick in die Suchliste oder durch einen Klick auf den Button 'Ändern' geöffnet werden.

Arbeitskalender

Diese Registerkarte zeigt den Arbeitskalender des gerade ausgewählten Anwenders an. Es wird die Suchliste der untergeordneten Menüfunktion 'Personal --> Personal-Verwaltung --> Arbeitskalender' angezeigt. Die Spaltenansicht kann sich jeder Anwender wie gewünscht einstellen. Zum Verwalten des Arbeitskalenders dieses Anwenders kann die untergeordnete Menüfunktion 'Arbeitskalender' durch einen Doppelklick in die Suchliste oder durch einen Klick auf den Button 'Ändern' geöffnet werden.

Icon Personaldaten

'Personal-Daten' Stundensatz: Eingabe der Kosten, die für diesen Mitarbeiter pro Stunde entstehen. Dieser Wert wird zur Berechnung der entstandenen Kosten beim Buchen von Arbeitszeiten verwendet. Personalnummer: Die Nummer, über die der Anwender im Unternehmen geführt werden soll. Barcode-ID: Barcode für den Anwender-Ausweis. Die Barcode-ID wird durch Drücken des Buttons, rechts neben dem Feld Barcode-ID, erzeugt.

Verwaltung Anwender Berechtigungen

'Anwender-Berechtigungen' Die Option 'Dispositions-Auswahl zurücksetzen' bestimmt, ob dieser Anwender eine Dispositons-Auswahl zurücksetzen darf oder nicht.

'Abweichender Artikel zur nachträglichen Fakturierung negativer Service-Guthaben' Unter dem Feld 'Artikelnummer' kann ein spezifischer Artkel für die nachträgliche Fakturierung negativer Service-Guthaben für diesen Anwender hinterlegt werden.

Icon Anwender Konfigurationen
Screenshot Anwender Konfiguration

'Anwender-Konfiguration' Windows-Benutzername: Dabei handelt es sich um den Benutzernamen, der für die Anmeldung am Windows gilt. Durch Betätigung des Button 'Hole Windows-Benutzername' erfolgt ein automatischer Eintrag in dass dafür vorgesehene Feld. Die nachfolgenden Konfigurations-Möglichkeiten sind nur von Relevanz für den Einsatz der easyWinArt-Telefonanlage oder einer tapifähigen Telefonanlage. Telefonie-Amt-Vorwahl: Eingabe der Amtsvorwahl, in vielen Fällen wird hier eine Null eingetragen. Tapi-Line: Auswahl des Tapi-Treibers für das direkte Starten eines Anrufes aus easyWinArt heraus (CTI). CTI-Durchwahl: Eingabe der Durchwahl-Nummer vom Anwender. Eingehende Anrufe anzeigen: Diese Funktion muss von der Telefonanlage unterstützt werden (easyWinArt-Telefonanlage / JA). Tastatur-Bedienung für 'Pos 1' und 'Ende' ausschalten: Wird diese Option gesetzt, so verhalten sich die beiden Tasten der Tastatur wie von Windows vorgesehen. Andernfalls gilt die Logik von easyWinArt (Erster/Letzter Datensatz der Suchliste).

Icon Anmeldezeiten

'Zulässige Login-Zeiten in der Arbeitswoche' Bei Bedarf können an dieser Stelle Zeiten für die zulässige Anmeldung des Anwenders im easyWinArt für die Arbeitswoche von Montag bis Freitag eingestellt werden.

'Zulässige Login-Zeiten am Wochenende' Eingabemöglichkeit für die zulässige Anmeldung am Samstag und Sonntag.

Anmerkung: Sollten Login-Zeiten hinterlegt sein, so ist eine Anmeldung ausserhalb dieser eingestellten Zeiten nicht möglich!

Icon Anwender E-Mail Konfiguration

An dieser Stelle besteht die Möglichkeit für den easyWinArt-Anwender benutzerspezifische E-Mail-Konfigurationen zu tätigen. Wird der Eintrag hier getätigt, so werden E-Mails nicht mehr direkt verschickt, sondern es wird das hinterlegte Mail-Programm gestartet und alle möglichen Daten werden übergeben. In der Regel erscheint dann also ein Fenster des Mail-Programms mit einer neuen zu versendenden Mail.

Beispiel für Outlook
E-Mail-Aufruf C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\Office12\OUTLOOK.EXE
Parameter E-Mail-Adresse  /c ipm.note /m "<PAR>"
Parameter Betreff *nicht übertragbar*
Parameter Mitteilung *nicht übertragbar*
Parameter Anhang  /a <PAR>
Lösch-Verzögerung für Anhang 60 (zum Beispiel)
Beispiel für Thunderbird
E-Mail-Aufruf C:\Programme\Thunderbird\Thunderbird.exe
Parameter E-Mail-Adresse -compose to='<PAR>'
Parameter Betreff  ,subject='<PAR>'
Parameter Mitteilung  ,body='<PAR>'
Parameter Anhang ,attachment='file:///<PAR>'
Lösch-Verzögerung für Anhang 60 (zum Beispiel)

Bitte die Parameter nicht aus diesen Tabellen kopieren, sondern händisch in die Felder schreiben.

Icon Foto Anwender

'Foto des Anwenders' Wird die Option 'Foto anzeigen' aktiviert, so wird das Foto des Anwenders oben links unterhalb des Menüs 'Stammdaten' angezeigt. Vvoraussetzung ist, dass auch ein Foto am Anwender hinterlegt ist. Dies wird oben in der Funktions-Toolbar über den Button ''Bilbearbeitung'' eingestellt. Es muss dort das erste Bild sein. Ist ein Bild eingestellt, so wird dies in der Registerkarte 'Foto des Anwenders' angezeigt.

Icon Hintergrund

'Hintergrund' Wird die Option 'Hintergrund-Bild anzeigen' gesetzt, so kann eine Bilddatei als Hintergrund für den internen  Arbeitsbereich gewählt werden. Es ist dann zu sehen, wenn keine Menüfunktion intern geöffnet ist. Nach dem ein Bild über den Button 'Neu' ausgewählt wurde, ist eine Miniaturansicht des Hintergrundbildes direkt sichtbar.

Icon Kategorien Anwender

'Kategorien-Verwaltung' Auswahlmöglichkeiten für die Zuordnung von anwenderspezifischen Kategorien. Die Verwaltung der Kategorien befindet sich unter 'Verwaltung --> System-Konfiguration --> Kategorien --> Anwender'.

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