MAHNL - Verwaltung aller Mahnläufe
Diese Menü-Funktion finden Sie unter 'Finanzen → Mahnläufe'.
Funktionsübersicht des automatisierten Mahnwesens
Die grundlegende Basis für das Mahnwesen ist die Festlegung der üblichen 3 Mahnstufen. Die einzelnen Mahnstufen werden unter 'Verwaltung → FIBU-Konfiguration → Mahnstufen' eingestellt. In jeder Mahnung werden alle überfälligen Rechnungen mit Mahnstufe, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Währung, offenem Mahnbetrag und Mahngebühr aufgeführt. In den Mahnläufen des automatisierten Mahnwesens werden Kunden-Mahnungen entsprechend der vordefinierten Regeln automatisch erzeugt. Sofern aufgrund dieser Regeln für einen Kunden, der überfällige Rechnungen hat, noch keine neue Mahnung fällig wird, kann dennoch über das Icon 'Neue Mahnung hinzufügen' der Menüfunktion 'Mahnläufe' eine neue Mahnung mit um 1 hochgesetzten Mahnstufen erzwungen werden. Dasselbe geht auch über den Button 'Neu' der Menüfunktion 'Mahnungen'. Eine Rechnung ist überfällig, wenn das Fälligkeitsdatum erreicht und um die Karenztage überschritten wurde. Die erste Mahnung wird zu diesem Zeitpunkt allerdings noch nicht fällig, sondern erst nach Ablauf der Differenz-Tage der ersten Mahnstufe. Möchte man diese Regel für gewisse Kunden großzügiger gestalten, so können Sie in der Adressverwaltung für diese Kunden 'Zusätzliche Karenztage für die erste Mahnung' einstellen.
Ausführung eines Mahnlaufs
Sinnvollerweise wird einmal pro Woche ein Mahnlauf durchgeführt. Über den Button 'Neu' der Menüfunktion 'Mahnläufe' wird der Mahnlauf gestartet. Dadurch wird für alle Kunden, die überfällige und zur Mahnung anstehende Rechnungen haben, je eine Mahnung erstellt. Dadurch ergibt sich pro Mahnlauf und Kunde maximal eine Mahnung. Jede Mahnung enthält alle überfälligen Rechnungen des jeweiligen Kunden. Für jeden Mahnlauf werden auch die Mahnbetrags- und Mahngebühren-Summen aller Mahnungen angezeigt.
Anmerkung: Ein neuer Mahnlauf kann nur dann erstellt werden, wenn der vorherige Mahnlauf erledigt ist. Ein Mahnlauf ist erledigt, wenn alle zugehörigen Mahnungen verschickt wurden, per Drucker, Fax oder E-Mail. Erledigte Mahnläufe bleiben inklusive aller Mahnungen und gemahnten Rechnungen in der Mahnungs-Historie erhalten. Im Register 'Mahnungen' der Adressverwaltung wird die Mahnungs-Historie der jeweiligen Adresse angezeigt. Auch hier kann man durch einen Doppelklick direkt die entsprechende Mahnung öffnen. Um die durch den Mahnlauf erstellten Mahnungen auszudrucken oder per E-Mail zu versenden, gehen Sie bitte in die Menüfunktion 'Mahnungen'.
