'VORID' - Beleg-Import-Drehscheibe

Allgemeine Beschreibung

Die Menüfunktion 'Beleg-Import-Drehscheibe', zu finden unter  'EDI --> Beleg-Import-Drehscheibe', ist eine Schnittstelle zum Importieren von Vorgangs-Belegen (z.B. Angebot, Auftrag, Rechnung, Bestellung, Verbindlichkeit etc.) inklusive Beleg-Positionen ins easyWinArt. Sie kann als Zwischenschritt zwischen den zu importierenden Daten, welche z.B. im Excel-Format vorliegen, und den fertig importierten Daten, welche in den Menüfunktionen 'Vorgangs-Belege', 'Beleg-Positionen', 'Adressen', etc. zu sehen sind, betrachtet werden.

Im ersten Schritt werden einfach gehaltene Tabellen, welche möglichst keine Fremdschlüssel-Spalten enthalten, mit den zu importierenden Daten gefüllt. Die Drehscheibe überprüft diese und übernimmt die Daten in die eigentliche Beleg-Verwaltung. Adressen können bei Notwendigkeit automatisch angelegt werden. Ein wichtiger Einsatz der Drehscheibe ist die Belegübernahme aus Webshops, ein weiterer der elektronische Datenaustausch (EDI) mit anderen ERP-Systemen, z.B. von Kunden oder Lieferanten.

Pflichtfelder für den Datenimport und die Beleg-Übernahme

Für das Einspielen von Belegen und Positionen in die Drehscheibe sind nur wenige Plfichtdaten notwendig. In der Tabelle 'WebVorgang' müssen mindestens die Spalten 'GUID', 'BelegTyp' und 'ImportDatum' gefüllt werden. Die GUID von jeder Zeile wird benötigt, um später die Zugehörigkeit zu den Zeilen in der Positions-Tabelle gewährleisten zu können. Es können GUIDs frei vergeben werden, z.B. per Programmiersprache oder von einer Internetseite, welche GUIDs generiert. Der Beleg-Typ muss als GUID übergeben werden, diese kann in der Spalte 'GUID' der Tabelle 'BelegTypen' nachgesehen werden. Weiterhin ist die Adresse eine Pflichtangabe für einen Beleg. Hier wird unterschieden, ob die Adresse bereits vorhanden ist oder durch die Drehscheibe beim Import neu angelegt wird. Im ersten Fall muss die Adressnummer oder Kunden- / Lieferantennummer angegeben werden. Für den zweiten Fall ist die Angabe von Name, PLZ, Ort, Länderkennzeichen etc. erforderlich.

In der Tabelle 'WebPosition' werden zumindest die Spalten 'WebBeleg' und Menge benötigt. Als GUID muss die Guid des zugehörigen Beleges aus der Tabelle 'WebVorgang' (Spalte 'GUID') angegeben sein, dies ist also ein Fremdschlüssel-Feld. Für die Menge ist eine 0 nicht zulässig, die Menge muss also größer 0 sein. Für manuelle Positionen kann das Häckchen 'ManuellePosition' gesetzt werden, dann ist das Feld 'BezeichnungKurz' ein Pflichtfeld. Andernfalls muss die Artikelnummer oder alternativ die EAN-Nummer eines im Artikelstamm vorhandenen Artikels eingegeben werden. Zu jedem Beleg muss mindestens eine Position vorhanden sein.

Mit den folgenden beiden SQL-Befehlen kann eine Rechnung mit einer manuellen Position in die Drehscheibe eingetragen werden:

INSERT INTO ewa.WebVorgang (GUID, BelegTyp, ImportDatum, Name, Plz, Ort, LänderID) VALUES ('d558c8fd-2544-4cae-8231-b6f87e8527a4', 'be65d0d6-9938-4e5f-ada8-d299116cef68','01.01.2013','Muster GmbH', '50767', 'Köln', 'DE')

INSERT INTO ewa.WebPosition (WebBeleg, Menge, ManuellePosition, BezeichnungKurz) VALUES ('d558c8fd-2544-4cae-8231-b6f87e8527a4', 3, 1, 'Test-Position')

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