Rahmenauftrag und Rahmenbestellung

Anhand von Rahmenaufträgen bzw. Rahmenbestellungen können im easyWinArt die Menge und der Zeitrahmen für die Abnahme eines Produktes vereinbart werden.Verwaltet wird dies in den dazugehörigen Lieferplänen, welche bei normalen Aufträgen/Bestellungen deaktiviert sind und erst an den Positionen eines Rahmenauftrages bzw. einer Rahmenbestellung zur Geltung kommen. Bei der automatischen bedarfsgesteuerten Disposition erzeugen Rahmenaufträge (Verkauf) grundsätzlich keinen Dispositions-Bedarf und Rahmenbestellungen (Einkauf) keinen Dispositions-Bestand. Erst wenn für eine Position eines Rahmenauftrages ein Lieferplan-Eintrag eingestellt wird, der einen Liefer-Status vom Liefer-Typ MAT (Material-Freigabe), DSP (Disponiert) oder VSB (Versandbereit) hat, wird ein Dispositions-Bedarf für die eingetragene Menge zum eingetragenen Termin ('Datum') erzeugt. Auf analoge Weise erzeugen Rahmenbestellungen 'Dispositions-Bestände'.

Erstellen eines neuen Beleges 'Rahmenauftrag'

Es muss zunächst eine beliebige Menü-Funktion oder Verweis-Menü-Funktion der Beleg-Verwaltung geöffnet werden, z.B. die 'Vorgänge -> Vorgangs-Belege'. Hier ist als nächstes in der Aktions-Toolbar der Button 'Neu' zu betätigen. Es öffnet sich eine Auswahl der möglichen Beleg-Typen. Wählen Sie im Verkauf den Belegtyp 'Rahmenauftrag' aus. Als nächstes erscheint ein Suchfenster, mit dem die Adresse des Beleges ausgewählt wird, also in diesem Fall der Kunde, für den der Rahmenauftrag erstellt werden soll. Suchen Sie beispielsweise über den Firmennamen oder eine der anderen Suchmöglichkeiten und wählen Sie die gewünschte Adresse aus. Bei einem Rahmenauftrag  ist der Zugriff nur auf die Adressen aus dem Adressstamm möglich, die den Status Kunde haben. Nach dem Betätigen des Buttons 'Speichern' in der Aktions-Toolbar ist der Rahmenauftrag angelegt und es können die Positionen hinzugefügt werden.

Gehen Sie dazu unter die Registerkarte 'Positionen des Beleges' und  drücken Sie den Button 'Ändern'. Alternativ dazu können Sie auch einen Doppelklick mit der linken Maustaste im Feld unter 'Positionen' tätigen. Drücken Sie in der Aktions-Toolbar den Button 'Neu'. Es öffnet sich das 'Auswahlfenster' für die Artikel. In diesem besteht für Sie die Möglichkeit, den Artikel anhand mehrerer Suchkriterien zu suchen und auszuwählen. Möchten Sie manuell einen Artikel einstellen, so drücken Sie den Button 'Abbrechen' im 'Auswahlfenster'. Nach dem Sie auf diese Weise dem Rahmenauftrag eine Position hinzugefügt haben, erfolgt die Eingabe für die Menge, Preise etc.

Erstellen von Lieferplänen für Rahmenauftrags-Positionen

Im nächsten Schritt kommen wir zu einem ganz wichtigen Bestandteil der Rahmenaufträge, dem 'Lieferplan'. Diesen finden Sie zunächst an der entsprechenden Position (Menü-Funktion: Beleg-Positionen) des Rahmenauftrages im Register 'Lieferplan'. Im Bereich 'Lieferplan-Kopfdaten' befinden sich mehrere Eingabefelder: 'Lieferplan-Nummer', 'Lieferplan-Nummer-Kunde' und 'Lieferplan-Position-Kunde'. Für die Lieferplan-Nummer ist voreingestellt die Nummer '1'. Diese kann durch Benutzung der Buttons + und - geändert werden. Unterhalb der Lieferplan-Kopfdaten befindet sich eine Voransicht der Lieferplan-Einteilungen. Um diese zu bearbeiten, drücken Sie bitte den Button 'Ändern' oder machen alternativ einen Doppelklick mit der linken Maustaste im dazugehörigen Feld. Dadurch öffnet sich die Lieferplan-Verwaltung mit den Lieferplan-Einteilungen. Hier findet die wesentliche Definition des gesamten Lieferplans statt, wie im nachfolgenden Beispiel-Bild zu erkennen.

Screenshot Lieferplan Verwaltung

Sie können im Lieferplan beliebig viele Einträge für diesen Artikel bis zum Erreichen der Gesamtmenge einstellen. Ein versehentliches Überschreiten der Gesamtmenge ist nicht möglich. Wie im obigen Bild zu sehen ist, können Sie über den Button 'Neu' in der Aktions-Toolbar einen neuen Eintrag anlegen. Geben Sie weiterhin die Daten für den Liefertermin, die Menge und den Liefer-Status ein. Um die Anlage dieser Lieferplan-Einteilung abzuschließen, drücken Sie bitte den Button 'Speichern. Um zur Position zurückzukehren, betätigen Sie den Button 'Beenden'. Auf diese Weise können Sie für jede Position im Rahmenauftrag einen Lieferplan erstellen.

Beschreibung der Lieferplan-Einteilungen

 Für die Lieferplan-Einteilungen stehen im Standard folgende Liefer-Stati zur Verfügung:

  • Basis (Information)
  • Vorschau (Information)
  • Materialfreigabe (Material-Freigabe)
  • Fertigungsfreigabe (Disponiert)
  • Versandbereit (Versandbereit)
  • Geliefert (Geliefert)

Jedem Liefer-Status ist ein Liefer-Typ zugeordnet:

  • Information (Info)
  • Disponiert (Dispo)
  • Material-Freigabe (MatF)
  • Versandbereit (Vers)
  • Geliefert (Geli)

Der Liefer-Typ entscheidet darüber, wie die Einteilung, die den entsprechenden Liefer-Status mit diesem Liefer-Typ besitzt, im Programmkontext behandelt wird. Beispielsweise werden bei Lieferungen alle Einteilungen für die Verringerung der Menge herangezogen, außer den Einteilungen, die einen Liefer-Status mit Liefer-Typ 'Geliefert' besitzen. Die Mengen dieser Einteilungen können natürlich nicht erneut geliefert werden.

Bei den unter Liefertermin-Alt-Daten befindlichen Eingabe-Feldern handelt es sich um rein optionale Felder. Diese können auf eigenen Wunsch hin benutzt werden, haben aber keine programmtechnische Relevanz. Wird das Häckchen 'Alt-Daten aktualisieren' gesetzt, so werden bei Änderungen an der Liefertermin-Definition die entsprechenden Werte in die Alt-Daten übernommen, wenn dort an der entsprechenden Stelle noch kein Wert enthalten ist.

Auslieferung von Rahmenauftrags-Positionen

Angenommen, die komplette oder eine Teil-Menge einer Rahmenauftrags-Position soll ausgeliefert werden. Um den Lieferschein zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: Es muss zunächst eine beliebige Menü-Funktion oder Verweis-Menü-Funktion der Beleg-Verwaltung geöffnet werden, z.B. die 'Vorgänge -> Vorgangs-Belege'. Hier ist als nächstes in der Aktions-Toolbar der Button 'Neu' zu betätigen. Es öffnet sich eine Auswahl der möglichen Beleg-Typen. Wählen Sie im Verkauf den Belegtyp 'Lieferung' aus. Als nächstes erscheint ein Suchfenster, mit dem die Adresse des Beleges ausgewählt wird, also in diesem Fall die Adresse, für die die Lieferung aus dem Rahmenauftrag erstellt werden soll. Suchen Sie beispielsweise über den Firmennamen oder eine der anderen zahlreichen Suchmöglichkeiten und wählen Sie die gewünschte Adresse aus. Nach dem Betätigen des Buttons 'Speichern' in der Aktions-Toolbar ist die Lieferung angelegt und es können die Positionen hinzugefügt werden. Gehen Sie dazu unter die Registerkarte 'Positionen des Beleges' und drücken Sie den Button 'Ändern'. Alternativ dazu können Sie auch einen Doppelklick mit der linken Maustaste im Feld unter 'Positionen' tätigen. Ist das automatische Ziehen von Beleg-Positionen aktiviert, so öffnet sich nach Drücken des Button 'Neu' das 'Auswahlfenster' für die entsprechenden Artikel. (Ist das automatische Anbieten der möglichen Verknüpfungen in der Mandanten-Konfiguration ausgeschaltet, so können Sie alternativ auch diesen Button drücken, um offene Positionen zu ziehen.) Markieren Sie die entsprechende Position. Um die Menge zu ändern, betätigen Sie den Button 'Menge ändern'. Es öffnet sich ein weiteres 'Fenster'. Geben Sie die lt. Lieferplan zu liefernde Menge ein und drücken Sie den Button 'Übernehmen'. Um den Vorgang abzuschließen, drücken Sie den Button 'Auswahl kopieren'. Auf diese Weise haben Sie die Position mit der entsprechenden Menge der 'Lieferung' hinzugefügt. Wenn Sie sich im Rahmenauftrag den Lieferplan anschauen, dann werden Sie feststellen, dass für diese Lieferung automatisch der Liefer-Status 'Geliefert' eingetragen wurde. Dieser Liefer-Status kann nicht mehr geändert werden. Der Rahmenauftrag selber erhält durch die erste Lieferung den Beleg-Status 'Teil-Offen'. Nach diesem Muster gehen Sie auch für die weitere(n) Lieferung(en) vor. Durch eine nachträgliche Erhöhung der Menge an der Lieferschein-Position, ohne Veränderung der Verknüpfungs-Menge zum Rahmenauftrag hin, findet keine Veränderung im verknüpften Lieferplan-Eintrag statt, denn es kann völlig unabhängig vom Lieferplan eine beliebige größere Menge ausgeliefert werden. Verknüpft mit dem Rahmenauftrag bzw. Lieferplan ist dann natürlich nur eine Teil-Menge. Eine Erhöhung der Menge an der Lieferschein-Position mit anschließender Erhöhung der Verknüpfungs-Menge dieser Lieferschein-Position zum Rahmenauftrag erhöht auch im Lieferplan die Menge der entsprechenden Einteilung mit dem Liefer-Status 'Geliefert'. Weiterhin kann die Menge an der Lieferschein-Position nicht kleiner sein als die Menge der Verknüpfung mit dem Lieferplan, kann also somit nicht unter die Verknüpfungs-Menge verringert werden. Eine Verringerung der Verknüpfungs-Menge der Lieferschein-Position zum Rahmenauftrag verringert auch im Lieferplan die Menge der entsprechenden Einteilung mit dem Liefer-Status 'Geliefert'. Das Löschen der Lieferschein-Position löscht auch den Eintrag im Lieferplan. Die mit dem Lieferplan verknüpfte Menge wird dem Basis-Eintrag wieder zugebucht.

Selbstverständlich ist auch die Erhöhung der Positions-Menge bei einem bereits laufenden Rahmenauftrag möglich. Gehen Sie dazu bitte in die entsprechende Position des Rahmenauftrages und ändern Sie wunschgemäß die Menge. Dadurch besteht für Sie die Möglichkeit, einen weiteren Eintrag im Lieferplan vorzunehmen. Sollte der Rahmenauftrag bereits den Beleg-Status 'Gesamt-Lieferung' vorweisen und dadurch gesperrt sein und Sie möchten trotzdem für diesen Rahmenauftrag die Positions-Menge erhöhen, so ist dieses durch die Erzeugung einer neuen Beleg-Version des Rahmenauftrages möglich. Drücken Sie dazu einfach diesen Button in der Beleg-Toolbar. Durch diese Aktion entsteht eine neue Version des Rahmenauftrages mit dem Beleg-Status 'Teil-Offen'. Die weitere Vorgehensweise ist mit dem oben Beschriebenen identisch.

Anmerkung: Wird nur eine Teilmenge zu einem vorher geplanten Liefer-Termin von der ursprünglich zu liefernden Menge abgerufen (z.B. auf Kundenwunsch hin), so wird automatisch ein Eintrag im Lieferplan für die entsprechende Teilmenge mit dem Liefer-Status 'Geliefert' erstellt. Die Menge im ursprünglichen Eintrag (nach Prioritätenreihenfolge) vom Lieferplan wird automatisch angepasst. Der Liefer-Status für den ursprünglichen Eintrag bleibt dabei unverändert. Wird eine größere Menge als die ursprünglich zu liefernden Menge lt. Lieferplan-Eintrag getätigt (z.B. auf Kundenwunsch hin), so wird automatisch ein Eintrag für die entsprechenden Menge mit dem Liefer-Status 'Geliefert' erstellt und die restliche Menge bei dem von der Priorität nächstgelegendem Lieferplan-Eintrag abgezogen. Der Liefer-Status für den ursprünglichen Eintrag bleibt dabei unverändert.

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