Auftrag erstellen

Verkauf - Auftrag erstellen
Auftrag erstellen

Pushen des Beleges 'Angebot' zum 'Auftrag'

Wird das Angebot vom Interessenten oder Kunden durch eine Bestellung oder eine mündliche Absprache angenommen, so kommt es zum Auftrag. Betrachten wir zunächst den Fall, dass alle Positionen in Auftrag gegeben werden. Dann kann der Beleg 'gepusht' werden, dass heißt, alle Positionen des Angebotes werden 1:1 in einen Auftrag übernommen. Der Button zum Pushen befindet sich in der Beleg-Toolbar. Nach Betätigen wird ein neuer Beleg vom Typ Auftrag erzeugt mit entsprechender Beleg- und Vorgangsnummer. Die meisten Daten werden vom Angebot übernommen, dazu gehören natürlich auch die Positionen. Diese Positionen des Auftrages werden mit den Positionen des Angebots verknüpft. Die Verknüpfungen stellen für das System und auch für den Benutzer logische und nachvollziehbare Verbindungen zwischen den Positionen und somit zwischen Angebot und Auftrag dar. Das Kapitel Funktionsumfang enthält weitere Informationen dazu, welche Verknüpfungstypen es gibt und zwischen welchen Beleg-Typen Verknüpfungen bestehen können. Die beiden Registerkarten 'Von-Verknüpfungen' und 'Nach-Verknüpfungen' zeigen die vorhandenen Verknüpfungen mit den entsprechenden Mengen auf. Da in der Verkettungsreihenfolge der Belege der Auftrag direkt hinter dem Angebot folgt, weisen die Von-Verknüpfungen des Auftrags zum Angebot. Andersherum sind am Angebot die Verknüpfungen zum Auftrag in den Nach-Verknüpfungen zu finden. Von-Verknüpfungen gibt es beim Angebot nicht, da dieser Beleg-Typ die unterste Stufe darstellt.

Auftrag manuell erstellen

Wenn ein Auftrag nicht aus einem Angebot entstanden ist, dann können Sie Ihn auch manuell anlegen. Da ein Auftrag ein Beleg ist, muss zunächst eine beliebige Menü-Funktion oder Verweis-Menü-Funktion der Beleg-Verwaltung geöffnet werden, z.B. die 'Vorgänge -> Vorgangs-Belege'. Hier ist als nächstes in der Aktions-Toolbar der Button 'Neu' zu betätigen. Es öffnet sich eine Auswahl der möglichen Beleg-Typen. Wählen Sie im Verkauf den Auftrag aus. Als nächstes erscheint ein Suchfenster, mit dem die Adresse des Beleges ausgewählt wird. Beachten Sie, dass ein manuell erstellter Auftrag nur für Kunden erstellt werden kann. Suchen Sie beispielsweise über den Firmennamen oder eine der anderen Suchmöglichkeiten und wählen Sie die gewünschte Adresse aus. Nach dem Betätigen des Buttons 'Speichern' in der Aktions-Toolbar ist der Auftrag angelegt und in der Datenbank gespeichert. Es hat im Moment des Speicherns auch eine Beleg- sowie eine Vorgangsnummer bekommen, zusammen mit dem Änderungsindex bilden diese Nummern den Beleg-Identifizierer, z.B. '1414 / 30073.0'. Der Auftrag lässt sich an dieser Stelle bereits am Bildschirm andrucken und betrachten, dies passiert mittels des 'Drucken'-Buttons in der Aktions-Toolbar. Noch hat der Auftrag keinen Wert, denn es wurden noch keine Positionsdaten hinzugefügt. In easyWinArt werden die Positionen in einer eigenen untergeordneten Menü-Funktion 'Beleg-Positionen' eingestellt, welche im Kapitel Beleg-Positionen erklärt wird. 

Bearbeitung des Auftrages

Zunächst sollte der Auftrag ergänzt und überarbeitet werden. Eventuell hat der Kunde den Auftrag mit Bedingungen oder Wünschen gekoppelt, die jetzt angefügt werden müssen. Wesentliche Elemente der Überarbeitung sind die Referenz-Daten, der Betreff und die Einleitungs- und Schlusstexte. Zudem können Sie dem Auftrag Dokumente wie die Auftragsbestätigung anhängen. Alle weiteren Daten werden über die Registerkarten verwaltet. Genaueres zu den Registerkarten erfahren Sie im Handbuch unter Menü: Vorgänge --> Vorgangs-Belege. Anschließend ist die Druck-Vorschau wie bereits oben beschrieben das beste Hilfsmittel um das fertige Werk zu begutachten. Ist soweit alles im grünen Bereich, kann die Auftragsbestätigung gedruckt, gefaxt oder gemailt werden. Wie im Absatz 'Beleg-Versionen' beschrieben, kann auch hier eine manuelle Sperre verhängt werden, damit diese dem Kunden zugestellte Version des Beleges nicht mehr geändert werden kann.

Auftrag stornieren

Sollte der komplette Auftrag abgelehnt werden, so soll es natürlich nicht als offener Beleg mit dem Beleg-Status 'Gesamt-Offen' im System verbleiben. Die Beleg-Toolbar enthält den Button 'Storno', so dass dieses Angebot als 'Erledigt' geführt wird und den Beleg-Status 'Gesamt-Storniert' bekommt. Damit wird festgesetzt, dass der Auftrag nicht in die Fertigung geht und keine Auslieferung stattfindet.

A'Konto-Rechnung

Hat der Kunde noch keinen Vertrauen Status oder geht der Auftrag über eine hohe Summe, dann können Sie vor der Auslieferung der Ware eine Abschlagzahlung von dem Kunden verlangen. In diesem Fall können Sie aus dem Auftrag eine A'Konto-Rechnung generieren und nach der Auslieferung der Ware den Restbetrag anfordern. Klicken Sie auf den Button 'Ändern' und wählen Sie die Registerkarte 'Zahlungsbedingung' aus. Vergewissern Sie sich, dass die richtige Zahlungsbedingung ausgewählt ist. Ist dies nicht der Fall, dann klicken Sie auf den blauen Schriftzug 'Zahlungsbedingung' und wählen die richtige Zahlungsbedingung aus. Speichern Sie ab und wählen die Registerkarte 'A'Konto Verweis' aus. Mit einem Klick auf den Button 'Neu' öffnet sich ein neues Fenster. In die Eingabefelder 'Neuer A'Konto-Kurztext/Langtext' können Sie einen eigenen Text eingeben oder über den Button 'Standard-Text' einen vordefinierten Text einblenden lassen. Beachten Sie, dass dieser Text auf die A'Konto-Rechnung angedruckt wird und somit thematisch zu der Rechnung passen sollte. Im unteren Bereich des Fensters können Sie jetzt den gewünschten A'Konto-Wert eingeben. Dazu haben Sie die Möglichkeit direkt den konkreten 'A'Konto-Wert' oder den 'A'Konto-Prozentsatz' einzugeben. Bei der Eingabe des A'Konto Prozentsatzes oder des A'Kontowertes wird jeweils der andere Wert automatisch berechnet. Mit dem Speichern wird eine neue A'Konto-Rechnung generiert. Jetzt kann die Rechnung an den Kunden abgeschickt werden. Nach Erhalt der Zahlung müssen Sie diese Zahlung der Rechnung zu buchen. Genaueres dazu erfahren Sie im Handbuch unter dem Kapitel 'Zahlungs-Eingang' im Absatz 'Zahlungs-Eingang auf A'Konto-Rechnung buchen'. Mit der Buchung der Zahlung wird die Rechnung Gesperrt, als 'Erledigt' und 'Gesamt-Bezahlt' markiert. Die Rechnung kann nun nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Jetzt können Sie mit der Generierung der Nach-Verknüpfung des Auftrages fortfahren.

Nach-Verknüpfungen generieren

Nach dem der Auftrag aus dem Angebot generiert oder neu angelegt und bearbeitet wurde, kann er an den Kunden abgeschickt werden. Dazu haben Sie mehrere Möglichkeiten fortzufahren. Sie können aus dem Auftrag eine normale 'Ausgangs-Lieferung' generieren, wenn alle angebotene Positionen auf Lager sind. Ist nur ein Teil der benötigten Positionen auf Lager, dann können Sie aus dem Auftrag auch eine 'Teil-Ausgangs-Lieferung' generieren und den Rest der Ware dazu Bestellen. Sie können aus dem Auftrag aber auch eine 'Sammel-Ausgangs-Lieferung' generieren, um Positionen anderer Aufträge, des Kunden, mit derselben Lieferung mit zu verschicken. Neben den Lieferungen gibt es noch weitere Belegarten die aus einem Auftrag generiert werden können. Sind Sie sich der Eingabedaten sicher, dann haben Sie die Möglichkeit mit einem Klick eine 'Ausgangslieferung und eine Rechnung' zu erstellen und damit einige Schritte zu sparen. Es werden zwei Belege angelegt, die noch Individuell angepasst, verändert und an den Kunden mit der Warenlieferung oder getrennt versendet werden können. Soll die Ware vorab Bezahlt werden, dann können Sie dem Kunden eine 'Vorabrechnung' erstellen und die Ware erst nach Erhalt des Geldes verschicken. Ist die Ware nicht auf Lager, dann können Sie aus dem Auftrag, eine 'Auftragsbezogene Bestellung' generieren und somit die bestellte Ware einem bestimmten Auftrag zuordnen. Muss die Ware noch gefertigt werden, dann  können Sie aus dem normalen Auftrag einen 'Fertigungsauftrag' generieren und Auftragsbezogen Fertigen. Alle diese Aktionen können Sie in der Beleg-Toolbar über die entsprechenden Schaltflächen ausführen.

Pushen des Beleges 'Auftrag' zur 'Lieferung'

Wird der Auftrag vom Interessenten oder Kunden bestätigt, so wird die Ware zur Lieferung frei gegeben. In anderen Fällen kann aus dem Auftrag auch ein anderer Beleg-Typ generiert werden. Betrachten wir den Fall, dass alle Positionen geliefert werden. Dann kann der Beleg 'gepusht' werden, dass heißt, alle Positionen des Auftrages werden 1:1 in die Lieferung übernommen. Der Button zum Pushen befindet sich in der Beleg-Toolbar. Nach Betätigen wird ein neuer Beleg vom Typ Lieferung erzeugt mit entsprechender Beleg- und Vorgangsnummer. Die meisten Daten werden vom Auftrag übernommen, dazu gehören natürlich auch die Positionen. Diese Positionen der Lieferung werden mit den Positionen des Auftrages verknüpft. Die Verknüpfungen stellen für das System und auch für den Benutzer logische und nachvollziehbare Verbindungen zwischen den Positionen und somit zwischen Auftrag und Lieferung dar. Das Kapitel Funktionsumfang enthält weitere Informationen dazu, welche Verknüpfungstypen es gibt und zwischen welchen Beleg-Typen Verknüpfungen bestehen können. Die beiden Registerkarten 'Von-Verknüpfungen' und 'Nach-Verknüpfungen' zeigen die vorhandenen Verknüpfungen mit den entsprechenden Mengen auf.

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