Aktions-Toolbar
Inhalt der Aktions-Toolbar
Die Aktions-Toolbar bietet einige häufig verwendete Buttons, die grundsätzliche Funktionen zur aktuellen Menü-Funktion bereitstellen. Je nach Sachlage können einige der Buttons fehlen, z.B. bei einem erledigten, gesperrten Beleg die Buttons "Ändern" und "Löschen". Für alle Buttons gibt es auch Tastatur-Kürzel, vorrangig auf den Funtkionstasten, siehe Tastaturbelegung.
Ändern, Neu, Kopieren, Löschen
Mit dem ersten Button "Ändern" aktivieren Sie den Änderungsmodus für die Steuerelemente im Detailbereich, so dass in dafür vorgesehenen Elementen für den aktuell gewählten Datensatz Werte eingestellt werden können. Der nächste Button "Neu" legt einen neuen (leeren) Datensatz an. Mit dem folgenden Button "Kopieren" wird der aktuelle Datensatz kopiert. Je nach Menü-Funktion hängen am Kopiervorgang diverse Logiken, wie z.B. ggf. an den Belegen die Nachfrage, ob Zahlungsbedingungen mit übertragen werden sollen. Der nächste Button "Löschen" löscht auf Nachfrage hin den aktuellen Datensatz. Ein Löschvorgang ist natürlich nur möglich, wenn der Datensatz nicht in Verwendung ist. Ein Artikel, der als Position in einem Beleg verwendet wird, kann nicht gelöscht werden.
Schnellsuche
In den meisten Fällen stehen Ihnen zwei Suchfunktionen zur Verfügung. Mit der Schnellsuche können Sie einen oder mehrere Werte eingeben, die dann in mehreren Spalten gesucht werden. Welche das sind, ist bei jeder Menü-Funktion sinnvoll vorbestimmt worden. Ihre Bezeichnungen sowie dieverse Hilfsmittel für die Suche sehen Sie nach einem Klick auf Hilfe in einer Erklärung. Sie können die maximale Anzahl gefundener Datensätze begrenzen, und dies auch für diese Menü-Funktion abspeichern. Beachten Sie, dass die maximale Anzahl gefundener Datensätze zusätzlich global in der Mandanten-Konfiguration verwaltet wird. Über den Button Direktsuche bleibt das Suchfenster geöffnet, so dass mehrere Versuche unternommen werden können. Eine Suche mit mehreren Begriffen, die in einer beliebigen Reihenfolge vorkommen müssen, ist auch möglich. Für diese Art der Suche wird das Trennzeichen für diese Begriffe (kann auch Leerzeichen sein) in der Mandanten-Konfiguration eingestellt.
Erweiterte Suche
Die erweitere Suche bietet bis zu sieben miteinander per 'und/oder' verknüpfbare Suchbedingungen. Für jede davon bestimmen Sie, in welchem Feld der aktuellen, bzw. einer mit dem Datensatz in Zusammenhang stehenden Tabelle, gesucht werden soll. Dabei können jeweils noch die unter Hilfe aufgeführten Hilfsmittel verwendet werden. Zusätzlich lässt sich das Ergebnis nach zwei Spalten vorsortieren. Über den Button Speichern merkt sich die Suche die gewünschten Felder, sowie die maximale Ergebnis-Anzahl für die aktuelle Menü-Funktion. Denken Sie daran, dass Sie das Ergebnis einer beliebigen Suche auch als anwenderspzifische Menü-Funktion (wie oben bei "Navigationsfenster" beschrieben) abspeichern können. So rufen Sie sich gewünschte Ergebnisse auch umfangreicher Abfragen per Klick auf.
Filter
Mit dem Filter-Button lassen sich die im Kontext-Menü der Suchliste getätigten Filtereinstellungen temporär aufheben, so dass wieder alle Spalten der Tabelle in der Suchliste angezeigt werden.
Mit dem Button "Drucken" können Sie den aktuellen Datensatz ausdrucken oder eine der weiteren Druck-Funktionalitäten nutzen. Es öffnet sich ein Fenster mit den für diese Menü-Funktion verfügbaren Formularen (Reports). So wählen Sie z.B. das Formular "Lieferschein" aus, wenn Sie in den Belegen einen Lieferschein ausdrucken möchten. Sie haben zunächst die Möglichkeit, sich eine Vorschau am Bildschirm anzusehen. Von der Vorschau aus können Sie die aktuelle Seite oder auch alles drucken, alles faxen oder aber ins DMS archivieren, dann hängt das Dokument im PDF-Format am aktuellen Datensatz bzw. am aktuellen Beleg an. Auch in der Druck-Auswahl können Sie das Formular drucken, weiterhin auch faxen oder mailen. Bei letzteren Vorgängen wird bei entsprechenden Reports die Unterschrift des Anwenders, insofern diese in der Anwender-Verwaltung hinterlegt ist und unsere Standard-Reports verwendet werden, eingefügt werden. Bei E-Mails wird das Dokument im pdf-Format im Anhang der Mail beigefügt. Zusätzlich können Sie das Formular auch exportieren, dazu bieten sich viele Formate an. Schließlich können Sie auch hier die Archivierung ins DMS veranlassen.
Eine Sonderrolle nehmen Reports wie z.B. der Sammel-Beleg- Druck ein, denn bei denen ist eingestellt, dass der Druckvorgang automatisiert und hintereinander für jeden Datensatz in der Suchliste erfolgt. So lassen sich z.B. zunächst alle Lieferscheine des aktuellen Tages suchen, die dann in einem Rutsch ausgedruckt werden. Sie haben in der Druck-Auswahl auch die Möglichkeit, eine Sprache zu wählen. Wenn Sie innerhalb des Reports mit Druck-Sprachtexten arbeiten und die Wörter für entsprechende Sprachen hinterlegt haben, so können Sie hier die Sprache für den Ausdruck bestimmen. Wie Sie eigene Reports erstellen oder vorhandene abändern oder erweitern können, lernen Sie auf der Seite Formular-Designer im Handbuch.
Besondere Formulare: 'Proforma-Rechnung' - Eine Proforma-Rechnung kann für alle Belege des Typs 'Auftrag' gedruckt werden. Eine Proforma-Rechnung wird nicht in die Finanzbuchhaltung übertragen und dient in erster Linie der Zollabwicklung.
Drucken per E-Mail
Besonderheiten beim E-Mail-Versand: - aus Belegen wird in der Anrede der Vorname weggelassen. - aus Belegen wird im Betreff die Druckbezeichnung statt des Belegtyps aufgeführt. - aus beliebigen Menüfunktionen ist die Druckbezeichnung auch der Name des PDF-Anhanges. - aus der Vorschau heraus ist der Name des PDF-Anhanges identisch mit dem Namen eines direkten E-Mail-Versand. - jede E-Mail kann als 'wichtig' deklariert werden. - es können mehrere Dateien angehängt werden - der Versand erfolgt in einem separaten Thread - dadurch kann auch bei E-Mails mit großen Datei-Anhängen sofort weitergearbeitet werden. - neben den Ziel-Adressen (To...) können mehrere Verteiler (Cc...) und mehrere nicht sichtbare Verteiler (Bcc...) eingegeben werden.
Ziel-Adressen, Verteiler (Cc) und nicht sichtbare Verteiler (Bcc)
Durch einen Klick auf das Icon 'Weitere E-Mail-Adressen auswählen' im E-Mail Erfassungsformular öffnet sich das Fenster 'Ziel-Adressen, Verteiler- und Bcc-Auswahl übertragen'. Es werden Ihnen alle firmeninternen E-Mail-Adressen in der oberen Tabelle zur Auswahl angezeigt. In der unteren Tabelle werden alle E-Mail-Adressen aller Ansprechpartner der jeweiligen Adresse angezeigt, sowie deren zentrale E-Mail-Adressen. Über eine Schnellsuche und eine erweiterte Suche können beliebige firmeninterne oder externe E-Mail-Adressen gesucht und in den beiden Tabellen angezeigt werden. Über einen Standard-Button kann die ursprüngliche Anzeige wiederhergestellt werden. Ein Klick mit der rechten Maus-Taste auf die Tabellenspalten-Benennung bietet diverse Sortier- und Filter-Einstellungen. Durch einen Doppelklick auf eine firmeninterne oder externe E-Mail-Adresse wird diese in den Verteiler 'Cc...' übertragen. Durch Wiederholung können mehrere E-Mail-Adressen übertragen werden. Sollen ein oder mehrere E-Mail-Adressen nach 'To...' oder 'Bcc...' übertragen werden, so muss vorher das entsprechende Ziel durch ein Häkchen ausgewählt werden. E-Mail-Datei-Anhänge
- es können neue Anhänge aus dem Dateisystem hinzugefügt werden. - es können neue Anhänge aus dem easyWinArt-Archiv hinzugefügt werden. - es können Anhänge gelöscht werden. - jeder Anhang kann umbenannt werden. - ein Anhang kann gezippt und entzippt werden. - jeder Anhang kann angezeigt werden. Anmerkung: Möchte man ein oder mehrere Dateien direkt vom Desktop oder aus den Windows-Explorer per easyWinArt-E-Mail verschicken, so reicht es aus, diese Dateien zu selektieren und mit der Maus per Drag & Drop in den Anhang-Bereich des easyWinArt-E-Mail-Erfassungsformulars zu ziehen.
Liste
Der Button "Liste" dient zum Ausdruck einer Liste über alle angezeigten Datensätze in der Suchliste. Im Unterschied zum Drucken kommen die Datensätze als Felder im Report an und können in tabellarischer Form verarbeitet werden. So lassen sich ganz leicht Summen etc. bilden und Auswertungen erstellen. Die Druckmöglichkeiten entsprechen ansonsten denen beim Drucken. Auch zum Erstellen von Listen-Reports lesen Sie bitte im Handbuch die Seite Formular-Designer.
Abbrechen, Speichern, Beenden
Der Button Abbrechen macht alle direkten Änderungen am aktuellen Datensatz rückgängig, die seit dem letzen Speichern getätigt wurden. Dazu gehören keine indirekten Änderungen wie z.B. das Einstellen einer Kategorie. Anstatt alle Änderungen zurückzunehmen, können Sie auch mit der Taste "F12" nur die Änderung im gerade aktiven Feld zurücknehmen. Mit dem Button Speichern werden getätigte Änderungen in die Datenbank übernommen. Speichervorgänge können Sie über den entsprechenden Button in der Aktions-Toolbar auch automatisieren, wenn größere Datenmengen zu ändern sind. Der letzte Button dient zum Schließen der aktuellen Menü-Funktion.
