Systematische Archivierung im Dokumenten-Management-System

Sparen Sie mit der zentralen Vorhaltung viel Zeit und bares Geld

Aktenschrank

In vielen Unternehmensbereichen steigt die Anzahl von Dokumenten und Belegen rapide an, die jederzeit verfügbar sein müssen. Die ERP-Business-Software easyWinArt bietet Ihnen ein integriertes Dokumenten-Management-System, das eine strukturierte und einheitliche Ablage Ihrer Dokumente sowie einen permanenten Zugang zu diesen gewährleistet. Durch die zentrale Vorhaltung hat jede Abteilung und jeder Mitarbeiter von seinem Arbeitsplatz aus Zugriff und kann Dokumente hinzufügen, einsehen, verändern oder entfernen. Diese effektive Arbeitsweise spart in Ihrem Unternehmen Zeit und Geld.

Hängen Sie Ihre Dokumente da an, wo Sie wollen

In unserer ERP-Software können beliebig viele Dokumente an beliebige Objekte angehangen werden, so z.B. an Adressen, Belege, Belegpositionen oder Artikel. Es können alle Dateiformate verwendet werden und auch die Dateigröße ist durch unser DMS nicht begrenzt. Neben den verknüpften Dokumenten, die an einem Objekt hängen, können Sie natürlich auch unabhängige Dokumente direkt einstellen. Sie können die Dokumente über eine Liste von Kategorien verschlagworten, die in der Kategorien-Verwaltung für das DMS beliebig eingerichtet wird. Alle Dokumente gemeinsam werden in der Menüfunktion Dokumenten-Management aufgelistet und können dort nach sämtlichen Eigenschaften wie der Benennung, der Kategorie oder den Stichworten durchsucht und gelistet werden.

Dokumente importieren, scannen und mehrfach verweisen

Die Dokumente können Sie auf verschiedene Arten in das DMS einfügen. Diese können aus dem Dateisystem entnommen werden, direkt vom Scanner (TWAIN-Treiber), auch mehrseitig, importiert werden oder aber Sie archivieren die Druckansicht eines easyWinArt-Objekts als Dokument direkt ins DMS, so legen Sie z.B. eine Ausgangsrechnung, verknüpft mit dem entsprechenden Vorgangsbeleg, direkt ins Archiv. Weiterhin sind Mehrfachverweise zu einem Dokument möglich, so dass es nur einmal im Dateisystem vorhanden ist, aber das Dokument an beliebig vielen Objekten hängt. Natürlich können alle Dokumente auch wieder in ihrem Dateiformat ins Dateisystem exportiert werden.

Direkte Vorschau der Dokumente in easyWinArt

Wenn die mit einem Dokument kompatible Anwendung auf dem PC installiert ist, so wird das Dokument auf Knopfdruck in dieser geöffnet. Sie bearbeiten dann keine Kopie, sondern das Orginal im DMS, so dass beim Speichern in dieser Anwendung die Änderungen am Dokument direkt im easyWinArt-DMS abgespeichert sind. Optional ist bei uns ein integrierter Dokumenten-Viewer erhältlich, mit dem Sie die Dokumente auch gleich im easyWinArt betrachten können, ohne dass die zu den Dokumenten gehörende Anwendung auf dem PC installiert sein muss. Der Viewer unterstützt je nach Version zwischen 150 und 500 Dateiformate, angefangen mit AV Office (Office-Dokumente, Vektor- und Punkt-Grafiken, ZIP-Archive) bis hin zu Professional-Versionen, die sogar verschiedenste 3D-Formate darstellen. Eine genaue Übersicht sehen Sie hier. AutoVue ist vollständig in die easyWinArt-Oberfläche integriert. Es stehen verschiedene Steuerelemente zum Viewer zur Verfügung. Sie können ein Dokument drehen, spiegeln, zoomen und den Bildausschnitt verschieben. In mehrseitigen Dokumenten wie PDFs oder Multi-TIFFs kann geblättert werden. Ein weiteres Hightlight ist die Möglichkeit, das Dokument mit AutoVue auszudrucken. Auch dafür muss keine kompatible Software für das Dokument auf dem PC vorhanden sein.

Verschlüsselung schafft Sicherheit

Jedes Dokument kann vom Anwender auf Knopfdruck verschlüsselt werden. So kann nur noch er selbst dieses Dokument sehen (ohne es dabei für die Ansicht entschlüsseln zu müssen). Alle anderen Anwender bekommen eine Meldung, die anzeigt, von wem das Dokument verschlüsselt worden ist. Ein Verschlüsselungsalgorithmus auf 512-Bit-Basis sorgt für höchste Sicherheit bei der Archivierung Ihrer Daten. Weiterhin besteht über einen zweiten Button die Möglichkeit, ein Dokument gruppenweit zu verschlüsseln. Dann können nur noch Anwender aus der selben Gruppe das Dokument öffnen.