Ersteinrichtung in der easyWinArt-Software

Vielen Dank für die Installation unserer ERP-Software easyWinArt. Bitte lesen Sie die folgenden Hinweise aufmerksam durch und führen Sie die notwendigen Schritte unmittelbar nach der Installation aus, da sonst keine oder keine einwandfreie Funktion gewährleistet ist. Wenn Ihnen ein Punkt unklar erscheint, können Sie uns gerne deswegen kontaktieren und wir werden Ihnen bestmöglich weiterhelfen.

1. Erster Start und erstes Update

a) Erster Start und Anmeldung

An dieser Stelle sollte easyWinArt bereits installiert sein und auf den entsrpechenden Computern gestartet werden können. Ist dies noch nicht der Fall so schauen Sie bitte in die Installationsanleitung sowie in die Einrichtung des Betriebssystems

Beim ersten Start von easyWinArt bekommen Sie die Anmeldemaske zu sehen. Hier melden Sie sich mit dem Anwender-Login-Namen "Admin" und ohne Passwort an. In der Anmeldemaske stehen drei Mandanten zur Verfügung:

• Beispiele
• Test
• Ihre Firma

Der Mandant 'Beispiele' ist mit Beispiel-Daten gefüllt und dient zum ausprobieren und testen von easyWinArt. Der von Ihnen bei der Installation benannte Mandant (Ihre Firma) ist leer und soll der produktiven Arbeit mit easyWinArt dienen. Der dritte Mandant 'Test' ist ebenfalls leer. Er dient einerseits dazu, mit fiktiven Daten bei Null anzufangen und beliebig ausprobieren zu können. Andererseits kann darin auch mit den produktiven Daten des Produktions-Mandanten beliebig ausprobiert und getestet werden. Soll das zweite Szenario in Kraft treten, so sind die Daten des Produtkiv-Mandanten mit Hilfe der Mandanten-Kopie hinüber zu kopieren. Diese Funktion befindet sich in der Menü-Funktion 'Verwaltung -> Backup -> Mandanten-Kopie'. Eine entsprechende Kopier-Aktion wird bei der Installation bereits angelegt.

b) Durchführung des Software-Updates

Bevor Sie produktiv gehen können, muss ein Software-Update durchgeführt werden, um Ihre Version von easyWinArt auf den neusten Stand zu bringen. Bitte denken Sie daran, Ihren Virenscanner während des Updates zu deaktivieren, da es zu Störungen kommen kann. Das Update ist nur aus dem Produktiv-Mandanten heraus möglich. Öffnen Sie diesen und starten Sie die Menüfunktion "Entwicklung -> Setup -> Programm-Update", danach laden Sie die Setup-Dateien über den Button "1. Programm-Update downloaden". Sobald der Download abgeschlossen ist, starten Sie das Update über den Button "2. Programm-Update starten". Sollten beim Update wider erwarten Probleme auftreten, so melden Sie sich bitte bei uns. Gehen Sie bitte nicht produktiv, bevor alle Probleme gelöst sind. Zu Testzwecken können Sie das System natürlich trotzdem verwenden.

c) Kenntnisnahme des Lizenzvertrages

Lesen Sie sich bitte den Lizenzvertrag bezüglich easyWinArt durch, falls dies nicht bereits geschehen ist. Dieser lässt sich nach dem Schließen der Lizenz-Informationen anzeigen oder einfach auf unserer Homepage hier einsehen.

d) Backup der Datenbank

Führen Sie jetzt bitte eine Datensicherung durch. Dazu starten Sie die Menüfunktion "Verwaltung -> Backup -> Mandanten-Backup" und führen Sie die Backup-Aktion "Komplettsicherung - Lizenzserver und Mandant" aus.

2. Wichtige Einführungstätigkeiten

a) Konfiguration der Nummern-Kreise

Konfigurieren Sie zunächst die Nummernkreise für Ihren Mandanten. Öffnen Sie dazu die Menüfunktion "Verwaltung -> System-Konfigurationen -> Nummernkreise" und stellen Sie für jeden Nummern-Kreis die gewünschten Werte für Anfang und Ende ein. Wir empfehlen Ihnen an dieser Stelle die Option "Lücken füllen" nicht zu verwenden, bzw. auf eigenes Risiko. Mehr dazu lesen Sie im Kapitel "Nummern-Kreise" des Handbuches.

b) Einstellen wichtiger Fibu-Konten

Als nächstes sollten Sie die wichtigsten Fibu-Konten einstellen. Konfigurieren Sie dazu in der Menüfunktion "Verwaltung -> FIBU-Konfiguration -> Fibu-Kontenrahmen" ein Geldtransitkonto, ein Kassenkonto sowie alle Bankkonten für Ihre Firma. Näheres dazu lesen Sie bitte im Kapitel "Fibu-Kontenrahmen" des Handbuches.

c) Einstellen der Firmendaten

Vervollständigen Sie jetzt in der Menüfunktion "Verwaltung -> System-Konfigurationen -> Firmendaten" die Daten Ihrer Firma und stellen Sie bis zu fünf Firmenlogos ein. Die Konfiguration der Banken erfolgt im nächsten Schritt.

d) Einstellen der Firmenbanken

Stellen Sie jetzt die Banken für Ihre Firma ein. Dies erledigen Sie in der Menüfunktion "Verwaltung -> System-Konfigurationen -> Firmen-Bankverbindungen". Das am häufigsten benutzte Konto sollte als Haupt-Objekt gekennzeichnet werden.

e) Konfiguration der Anwender-Gruppen

Im nächsten Schritt sollten Anwender-Gruppen eingestellt werden. Öffnen Sie die Menüfunktion "Verwaltung -> Sicherheit -> Gruppen" und stellen Sie entsprechende Benutzergruppen wie Administatoren, Benutzer, Prakti- kanten, oder Einkauf, Verkauf, etc. ein. Lassen Sie zunächst für alle Gruppen die vorselektierten Rechte bestehen.

f) Konfiguration der Anwender

Jetzt können Anwender eingetragen werden. Dafür verwenden Sie die Menüfunktion "Verwaltung -> Sicherheit -> Anwender". Wenn Sie für einen Anwender ein Foto hinterlegen wollen, so benutzen Sie dazu bitte aus der Funktions-Toolbar die Bildbearbeitung. Weiterhin kann die Unterschrift eines jeden Anwenders als Bild hinterlegt werden. Sie wird später in Formularen verwendet und kann z.B. bei einem Fax entsprechend eingesetzt werden.

g) Bausteine für Formulare und Listen

Passen Sie nun die Bausteine für Ihre Formulare an. Sie finden diese in der Menüfunktion "Verwaltung -> Formulare und Listen -> Bausteine". Um einen Baustein zu editieren, selektieren Sie ihn in der Suchliste und starten Sie den Designer. Eine Anleitung zur Verwendung des Designers finden Sie im Menü "Hilfe". Wenn Sie später dann die eigentlichen Reports anpassen bzw. neue erstellen, so stehen Ihnen die Bausteine im Designer im Menü "Projekt -> Bausteine" zur Verfügung. Darauf basierend können Sie dann leicht Ihre Reports bearbeiten.

h) Erneute Datensicherung

Führen Sie an dieser Stelle erneut, wie oben in Punkt 1.d) beschrieben, eine Datensicherung durch.

3. Weitere wichtige Einführungstätigkeiten

a) Anpassung der Word-Vorlagen

Passen Sie die Vorlagen der Korrespondenz mit Word an, wenn Sie Microsoft Word einsetzen. Dazu bearbeiten Sie die Dateien im Ordner "easyWinArt\Office\Korrespondenz" oder fügen eigene neue hinzu. Im Unterordner "Vorlagen" finden Sie eine Datei mit dem Namen "Basis.doc", die alle für Sie zur Verfügung stehenden Textformularfelder enthält. Die Vorlagen aus dem Ordner Korrespondenz können dann im DMS in der Korrespondenz mit Word ausgewählt und benutzt werden.

b) Einstellen der Branchen

Stellen Sie die Branchen in der Menüfunktion "Verwaltung -> Adressen- Konfiguration -> Branchen" ein. Diese stehen Ihnen dann später bei der Beschreibung von Adressen zur Verfügung. Eine Bezeichnung könnte beispielsweise "Systemhaus" und das passende Kürzel "SH" lauten.

c) Einpflegen der Ansprechpartner-Titel

In der Menüfunktion "Verwaltung -> Adressen-Konfiguration -> Anrede-Titel" können Sie jetzt verschiedene Titel wie z.B. "Dr." einstellen, die dann beim Anlegen eines Ansprechpartners ausgewählt werden können.

d) Einpflegen der Ansprechpartner-Funktionen

e) Einstellung der Lieferbedingungen, Versandbedingungen, Verpackungen

Stellen Sie jetzt im Menü "Verwaltung -> WWS-Konfiguration" die Lieferbedingungen, Versandbedingungen und Verpackungen ein.

f) Einstellung der Zahlungsbedingungen

g) Einstellung aller nötigen Fibu-Konten

Zuletzt sollten Sie, wenn nötig, weitere Fibu-Konten einstellen in der Menüfunktion "Verwaltung -> FIBU-Konfiguration -> Fibu-Kontenrahmen". Näheres dazu lesen Sie bitte im Kapitel "Fibu-Kontenrahmen" des Handbuches.

h) Erneute Datensicherung

Führen Sie an dieser Stelle erneut, wie oben in Punkt 1.d) beschrieben, eine Datensicherung durch.

4. Automatische Datenimporte

a) Import von Adressen und Artikeln

Wenn Sie die Funktionen für den Adressen- und Artikel-Import nutzen möchten, so lesen Sie sich bitte die entsprechende Anleitung zum Artikel-Import bzw. zum Adressen-Import durch. Eventuell ist es sinnvoll, einen Import zunächst in einem Test-Mandanten auszuprobieren. Lesen Sie dazu Kapitel 6 weiter unten. Informationen zu weiteren Import-Möglichkeiten erhalten Sie auf Anfrage.

b) Erneute Datensicherung

Führen Sie an dieser Stelle erneut, wie oben in Punkt 1.d) beschrieben, eine Datensicherung durch.

5. Alternative zum Datenimport

a) Manueller Import von Adressen und Artikeln

Alternativ zum Import von Daten können Sie Artikel, Adressen und Ansprechpartner manuell in easyWinArt eintragen. Nutzen Sie dazu die Menüfunktionen "Artikel" und "Alle Adressen" aus dem Menü "Stammdaten" und erstellen Sie dort neue Datensätze. In einer Adresse können Sie jeweils beliebig viele Ansprechpartner einfügen.

b) Erneute Datensicherung

Führen Sie an dieser Stelle erneut, wie oben in Punkt 1.d) beschrieben, eine Datensicherung durch.

6. Abschließende Tätigkeiten

a) Verwendung der Mandanten-Kopie für Testmandanten

Mit der Menüfunktion "Verwaltung -> Backup -> Mandanten-Kopie" lassen sich die Daten des Produktiv-Mandanten in den Test-Mandanten kopieren. Mit der Installation wird bereits eine entsprechende Kopier-Aktion eingestellt. Über den Button "Mandanten-Kopie" wird der Kopiervorgang gestartet. Damit dieser erfolgreich verläuft, darf gerade niemand den Test-Mandanten verwenden.

b) Anpassung der Mandanten-Konfiguration

Wenn Sie einige Zeit mit easyWinArt gearbeitet und Erfahrungen gesammelt haben, so können Sie den Produktionsmandanten an die eigene Arbeitsweise anpassen. Bearbeiten Sie dazu die Einstellungen in der Menüfunktion 'Verwaltung -> System-Konfigurationen -> Mandanten-Konfiguration'.

7. Datensicherung

Eine regelmäßige und umfassende Datensicherung ist zwingend erorderlich, denn easyWinArt enthält als ERP-System wichtige Firmendaten. Bitte sorgen Sie gewissenhaft für die Sicherung der Daten. Die Sicherung besteht grundsätzlich aus zwei Teilen:

a) Sicherung der Datenbank

Die meisten Daten werden in der Datenbank "SQL Server" abgelegt. Eine Sicherung dieser Daten kann mittels des SQL Server Management Studios oder am einfachsten über die Menü-Funktion "Verwaltung -> Backup -> Mandanten-Backup" ausgeführt werden. An dieser Stelle wird mittels "Komplettsicherung" der Lizenzserver und der aktuelle Mandant gesichert. Sind mehrere Mandanten vorhanden, so müssen diese jeweils einzeln gesichert werden. Diese Sicherung umfasst nur den Datenbestand, nicht die Applikationsdaten, Reports oder Dokumente. Lesen Sie dazu den nächsten Punkt. Wenn Sie die Sicherung übe die oben genannte Menü-Funktion ausgeführt haben, speichert easyWinArt die Daten in Dateien ab. Diese Dateien sind jetzt keinesfalls sicher, wenn Sie immer noch auf der gleichen Festplatte liegen wie der SQL Server, da eine Festplatte von jetzt auf gleich defekt sein kann. Betrachten Sie daher diese Sicherungsdateien wie die anderen Daten des Dateisystems und lesen Sie den nächsten Punkt, um zu erfahren, wie diese am besten gesichert werden.

b) Sicherung der Daten des Dateisystems

Neben den Daten, die in der Datenbank abgespeichert werden, umfasst easyWinArt einen Ordner mit verschiedenen Dateien. Das sind z.B. die eigentlichen Applikationsdateien, die zum Ausführen von easyWinArt erforderlich sind, aber auch Dokumente aus dem DMS oder Ihre angepassten Reports für den Druck. Weiterhin werden auch über die Menü-Funktion 'Verwaltung -> Backup -> Mandanten-Backup' durchgeführte Backups hier in Dateiform abgelegt. Alle diese Dateien müssen genauso wie die Daten der Datenbank regelmäßig gesichert werden. Dazu müssen die Dateien zumindest auf eine andere Festplatte kopiert werden, am besten auf eine externe Festplatte die nur zur Sicherungszeit mit dem Computer verbunden ist. Alternativ lässt sich auch ein Netzwerkspeicher nutzen. Größere Firmen, die eine permanente Datensicherung über ein RAID 1 oder RAID 5 verwenden, sollten zusätzlich in regelmäßigen Abständen die Daten auf externe Festplatten, Netzwerkspeicher oder Bänder kopieren, da theoretisch durch einen Brand oder einen Stromschlag alle Festplatten eines Computers auf einmal beschädigt werden können.