'ARTIMPORT' - Artikel-Import

Funktion zum komfortablen Import von Artikeldaten aus einer Excel-Tabelle in die Artikelverwaltung von easyWinArt. Auch ein Update sowie Bildupdate ist möglich. Es lassen sich pro Artikel bis zu fünf Bilder importieren.

Umfang des Artikel-Imports

Der Artikel-Import kann benutzt werden, um neue Artikel-Daten in die Artikel-Verwaltung zu importieren oder um die Daten bereits vorhandener Artikel zu erneuern. Es können auch pro Artikel bis zu fünf Bilder im jpg-Format importiert werden, auch ein Bild-Update ist möglich. Folgende Daten können bisher importiert werden:

- Artikelnummer, Matchcode, Kurzbezeichnung, Langbezeichnung

- Produktgruppe, Warengruppe, Artikelgruppe (jeweils die Bezeichnung verwenden)

- Mengeneinheit

- VerkaufsPreis, VerkaufsWährung, VerkaufsPreisfaktor

- EinkaufsPreis, EinkaufsWährung, EinkaufsPreisfaktor

- Gewicht in kg, Zeichnungsnummer

- EAN-Nummer, EAN-Nummer-Verpackung

- Hersteller-Nummer, Hersteller-Name

- Adress-Artikelnummer, Adress-Kurzbezeichnung, Adress-Langbezeichnung

- Adress-Preis, Adress-Währung, Adress-Preisfaktor

- Menge 1, Preis 1, Rabatt 1

- Menge 2, Preis 2, Rabatt 2

- Menge 3, Preis 3, Rabatt 3

- Menge 4, Preis 4, Rabatt 4

- Menge 5, Preis 5, Rabatt 5

Bei den unterstrichenen Werten handelt es sich um Muss-Felder. Sowohl bei der Neuanlage als auch bei einem Update von Artikeln müssen diese sinnvoll gefüllt sein. Bei einem Update werden gefüllte Felder durch die neuen Werte ersetzt.

Wenn Sie (wie weiter unten beschrieben) nicht die Option des Updates wählen, so wird eine Dubletten-Prüfung anhand der Artikelnummer durchgeführt.

Erstellen des Referenzartikels

Voraussetzung für den Artikel-Import ist ein Referenzartikel. Legen Sie einfach in der Artikelverwaltung einen neuen Artikel mit der Artikelnummer 'ZZZZZZZZZZ' an. Die Kurzbezeichnung sowie die weiteren Werte können beliebig sein. Jetzt muss der Artikel noch eine Verkaufs- und eine Einkaufs-Staffel erhalten, mit je einem beliebigen Eintrag, z.B. Menge 1, Abzug 0. Diese werden im Detailbereich rechts in den beiden Registerkarten 'Neutrale Verkaufs-Staffelpreise' und 'Neutrale Einkaufs-Staffelpreise' eingestellt. Danach stellen Sie noch je eine beliebige Adresse (Kunde und Lieferant) für adressspezifische Preise ein. Auch für diese beiden muss jeweils eine adressspezifische Staffel mit einem beliebigen Eintrag eingegeben werden. Hierzu verwenden Sie die beien Registerkarten 'Artikel-Kunden-Daten' und 'Artikel-Lieferanten-Daten', sowie die darin enthaltenen Unter-Menü-Funktionen 'Artikel-Kunden-Staffelpreise' und 'Artikel-Lieferanten-Staffelpreise'.

Die aufgeführte Artikel-Referenz dient der Vorbelegung nicht-importierter Artikeldaten. Möchte man beispielsweise alle Importartikel mit dem Werkstoff '1.0107' vorbelegen, so reicht es aus, diesen in dem Referenz-Artikel einzustellen. Dies ist natürlich nur für Artikelfelder möglich, die nicht in der Import-Excel-Tabelle vorhanden sind. Ein leeres Feld in der Import-Excel-Tabelle würde auch den Wert 'leer' in easyWinArt zur Folge haben, außer beim Update, dann nämlich werden leere Felder in der Excel-Tabelle nicht verarbeitet.

Anleitung zum Artikel-Import

Als Vorbereitung zum Import müssen Sie unsere Excel-Vorlagedatei mit Ihren zu importierenden Daten füllen. Die Vorlage finden Sie im easyWinArt-Ordner unter '\Import\Vorlagen\Artikel.xls'. Am besten machen Sie sich davon für diesen Import eine Kopie. Verwenden Sie bitte Microsoft Excel, denn mit alternativer Software wie z.B. OpenOffice kann es zu Problemen kommen. Wichtig ist, dass die Reihenfolge, Anzahl und Überschriften der vorhanden Spalten nicht verändert werden. Auch darf nur ein Blatt mit der Bezeichnung "Artikel" vorhanden sein. Diese Datei ist kompatibel zu Excel 97-2003, es werden 65536 Zeilen und somit 65533 Artikel unterstützt. Wenn Sie mehr Artikel importieren möchten, so führen Sie den Import mehrmals aus oder erstellen Sie mehrere Dateien, die Sie nacheinander einspielen.

Füllen Sie nun ab der vierten Zeile die Excel-Tabelle(n) mit Ihren Werten. Im oberen Kapitel sehen Sie die Muss-Felder, die auf jeden Fall gefüllt sein müssen. Die meisten der Felder erklären sich von selbst. Die übrigen möchte ich hier kurz erläutern. Mit den verschiedenen Feldern "Menge", "Preis" und "Rabatt" können Sie bis zu fünf Einträge für eine Staffel einstellen. Später können Sie wählen, ob es sich dabei um die neutrale Ver- oder Einkaufs-Staffel handelt. Wenn Sie, wie weiter unten beschrieben, für den Import eine bestimmte Adresse deklarieren, so werden die Felder mit dem Vorsatz "Adress-" verwendet und für diese Adresse an den Artikel gespeichert. So bekommt die Adresse einen bestimmten Preis (mit best. Währung und best. Preisfaktor) sowie auf Wunsch abweichende Artikelnummer und Bezeichnungen für diesen Artikel. Auch eventuell eingegebene Staffelwerte, wie vorhin beschrieben, werden dann bei dieser Adresse als adressspezifische Staffel eingetragen. In den Feldern Produkt-, Waren- und Artikelgruppe geben Sie bitte die lange Bezeichnung, nicht das Kürzel, ein, z.B. "Eigene Hardware".

Wichtig: Excel hat leider die Angewohnheit, in bestimmten Fällen Daten wegen Unstimmigkeiten im Zellen-Format nicht weiterzugeben. Wenn Sie in der Import-Tabelle Spalten haben, die sowohl alphanummerische als auch rein nummerische Werte besitzen, so verwenden Sie den Textkonvertierungs- Assistenten, um alle Felder als reine Textfelder zu deklarieren. Markieren Sie dazu die entsprechende komplette Spalte. Starten Sie im Excel-Menü "Daten" das Programm "Text in Spalten" und klicken Sie zweimal auf "Weiter". Wählen Sie dann den Radio-Button "Text" und klicken Sie auf "Fertigstellen". Jetzt sollte dem Import nichts mehr im Wege stehen.

Den Artikel-Import starten Sie mit der Menüfunktion 'Entwicklung - > Import -> Artikel-Import'. Übrigens muss auf dem ausführenden PC kein Excel installiert sein. Laden Sie zunächst Ihre Excel-Datei. Diese wird eingelesen und tabellarisch dargestellt. Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, so achten Sie nochmal gezielt auf oben genannte Voraussetzungen. Jetzt haben Sie verschiedene Möglichkeiten, Einstellungen vorzunehmen. Wenn Sie nichts ändern, so werden die Artikel ganz normal mit neutralen Preisen und neutralen Staffeln eingestellt, falls die jeweilige Artikelnummer noch nicht existiert. Wenn fehlende Produkt-, Waren- und Artikelgruppen automatisch erstellt werden sollen, so setzen Sie den Haken bei "Fehlende Fremdschlüssel einstellen". Falls auch Bilder importiert werden sollen (wie im nächsten Kapitel beschrieben), so setzen Sie den entsprechenden Haken. Für ein Update vorhandener Artikel setzen Sie einen Haken bei "Vorhandene Artikel werden geändert". Die Muss-Felder der Excel-Tabelle müssen gefüllt sein. Wenn in einer der anderen Spalten ein Wert enthalten ist, so wird dieser für das Update verwendet, leere Spalten werden ignoriert. Nicht vorhandene Artikel werden beim Update angelegt. Wenn Sie adressspezifische Werte importieren möchten, also z.B. adressspezifische Preise, Artikel-Angaben und Staffeln, so wählen Sie die entsprechende Adresse aus. Geben Sie dann in der Auswahl auch an, ob es sich um einen Kunden oder einen Lieferanten handelt.

Nachdem Sie alles vorbereitet haben, starten Sie den Import. Dieser kann bei 50.000 Datensätzen je nach Hardware um die 30 Minuten dauern. Falls zu viele Fehler auftreten, wird der Import abgebrochen und Sie erhalten einen entsprechenden Bericht. Abschließend bekommen Sie eine Statistik darüber, wieviele Artikel importiert worden sind. Auf Wunsch können Sie das Protokoll abspeichern.

Import von Bildern

Sie können pro Artikel bis zu fünf Bilder importieren, die in der Datenbank abgelegt werden. Diese können direkt im Formular-Designer für Ihre Formulare und Listen verwendet werden. Für den Import müssen sich diese Bilder in einem Ordner "Bilder" befinden, der direkt bei der zu importierenden Excel-Datei liegt. Sie müssen im JPEG-Format mit der Endung ".jpg" vorliegen und der Name muss der Artikelnummer entsprechen. Weiterhin können Sie mittels ("-1",) "-2", "-3", "-4" oder "-5" bestimmen, um welches der fünf Bilder es sich handelt. Beispiel für Artikelnummer "IM-180536":

Bild 1: IM-180536.jpg oder IM-180536-1.jpg
Bild 2: IM-180536-2.jpg
Bild 3: IM-180536-3.jpg
Bild 4: IM-180536-4.jpg
Bild 5: IM-180536-5.jpg