'ADIMPORT' - Adressen-Import
Funktion zum komfortablen Import von Adressdaten aus einer Excel-Tabelle in die Adressenverwaltung von easyWinArt.
Umfang des Adressen-Imports
Der Adressen-Import kann benutzt werden, um neue Adress-Daten in die Adress-Verwaltung zu importieren. Folgende Daten können bislang importiert werden:
- Kundennummer, Lieferantennummer
- Firmenname 1, Firmenname 2, Firmenname 3
- Straße, PLZ, Ort, Länderkürzel
- Postfach, PostfachPLZ, PostfachOrt
- Telefon, E-Mail, Fax, Website
- Kategorie, Branche, Stichworte
- UmsatzsteuerIdentnummer, ZahlungsbedingungsKürzel
- Bankleitzahl, Kontonummer, Bankname
- AnsprechpartnerAnrede, AnsprechpartnerTitel
- AnsprechpartnerVorname, AnsprechpartnerNachname
- AnsprechpartnerTelefon, AnsprechpartnerMobiltelefon
- AnsprechpartnerFax, AnsprechpartnerEmail
Bei den unterstrichenen Werten handelt es sich um Muss-Felder. Diese müssen sinnvoll gefüllt sein. Die beiden Felder AnsprechpartnerAnrede und AnsprechpartnerNachname müssen nur dann gefüllt werden, wenn ein Ansprechpartner eingegeben wird.
Beim Import wird eine Dubletten-Prüfung durchgeführt. Es werden die ersten fünf Stellen von Firmenname, Straße, Ort sowie die komplette PLZ von jeder zu importierenden Adresse mit den bereits vorhandenen Adressen verglichen. Wenn alle diese Kriterien bei einer der Prüfungen übereinstimmen, so wird die entsprechende neue Adresse als doppelt angesehen und nicht importiert.
Erstellen der Referenzadresse
Voraussetzung für den Adressen-Import ist eine Referenzadresse. Legen Sie einfach in der Adressenverwaltung eine neue Adresse mit der Adressnummer '99999999' an. Der Firmenname kann beliebig sein. Jetzt muss die Adresse noch einen beliebigen Haupt-Ansprechpartner erhalten sowie eine Adress-Bankverbindung als Haupt-Objekt. Diese werden rechts im Detailbereich in den beiden Registerkarten 'Ansprechpartner' und 'Bankverbindungen' eingestellt.
Die aufgeführte Adress-Referenz dient der Vorbelegung nicht-importierter Adressdaten. Möchte man beispielsweise alle Importadressen mit der Lieferbedingung 'Frei Haus' vorbelegen, so reicht es aus, diese in der Referenz-Adresse einzustellen. Dies ist natürlich nur für Adressfelder möglich, die nicht in der Import-Excel-Tabelle vorhanden sind. Ein leeres Feld in der Import-Excel-Tabelle würde auch den Wert 'leer' in easyWinArt zur Folge haben.
Anleitung zum Adressen-Import
Als Vorbereitung zum Import müssen Sie unsere Excel-Vorlagedatei mit Ihren zu importierenden Daten füllen. Die Vorlage finden Sie im easyWinArt-Ordner unter '\Import\Vorlagen\Adressen.xls'. Am besten machen Sie sich davon für diesen Import eine Kopie. Verwenden Sie bitte Microsoft Excel, denn mit alternativer Software wie z.B. OpenOffice kann es zu Problemen kommen. Wichtig ist, dass die Reihenfolge, Anzahl und Überschriften der vorhanden Spalten nicht verändert werden. Auch darf nur ein Blatt mit der Bezeichnung "Adressen" vorhanden sein. Diese Datei ist kompatibel zu Excel 97-2003, es werden 65536 Zeilen und somit 65533 Adressen unterstützt. Wenn Sie mehr Adressen importieren möchten, so führen Sie den Import mehrmals aus oder erstellen Sie mehrere Dateien, die Sie nacheinander einspielen.
Füllen Sie nun ab der vierten Zeile die Excel-Tabelle(n) mit Ihren Werten. Im oberen Kapitel sehen Sie die Muss-Felder, die auf jeden Fall gefüllt sein müssen. Die meisten der Felder erklären sich von selbst. Die übrigen möchte ich hier kurz erläutern. Die Felder Firmenname 1 bis 3 stehen für einen bis zu dreizeiligen Firmennamen. Werte in den Feldern ZahlungsbedingungsKürzel, Länderkürzel, Kategorie und Branche müssen bereits in den entsprechenden Menü-Funktionen in easyWinArt vorhanden sein oder voreingestellt werden. Das gleiche gilt für die Bank, wo dann auch entweder keins oder alle drei Felder (Bankleitzahl, Kontonummer, Bankname) zu füllen sind. Zu jeder Adresse kann ein Ansprechpartner importiert werden.
Wichtig: Excel hat leider die Angewohnheit, in bestimmten Fällen Daten wegen Unstimmigkeiten im Zellen-Format nicht weiterzugeben. Wenn Sie in der Import-Tabelle Spalten haben, die sowohl alphanummerische als auch rein nummerische Werte besitzen, so verwenden Sie den Textkonvertierungs- Assistenten, um alle Felder als reine Textfelder zu deklarieren. Markieren Sie dazu die entsprechende komplette Spalte. Starten Sie im Excel-Menü "Daten" das Programm "Text in Spalten" und klicken Sie zweimal auf "Weiter". Wählen Sie dann den Radio-Button "Text" und klicken Sie auf "Fertigstellen". Jetzt sollte dem Import nichts mehr im Wege stehen.
Den Adressen-Import starten Sie mit der Menüfunktion 'Entwicklung - > Import -> Adressen-Import'. Übrigens muss auf dem ausführenden PC kein Excel installiert sein. Laden Sie zunächst Ihre Excel-Datei. Diese wird eingelesen und tabellarisch dargestellt. Sollte eine Fehlermeldung erscheinen, so achten Sie nochmal gezielt auf oben genannte Voraussetzungen.
Nachdem Sie alles vorbereitet haben, starten Sie den Import. Dieser kann bei 50.000 Datensätzen je nach Hardware um die 30 Minuten dauern. Falls zu viele Fehler auftreten, wird der Import abgebrochen und Sie erhalten einen entsprechenden Bericht. Abschließend bekommen Sie eine Statistik darüber, wieviele Adressen importiert worden sind. Auf Wunsch können Sie das Protokoll abspeichern.