'MA' - Mail-Archiv

Symbol Mailarchiv

Das Mail-Archiv finden Sie unter der Menü-Funktion 'CRM --> Mail-Archiv'.

Screenshot Mailarchiv

Grundkonfiguration

Zur Aktivierung der Funktionalitäten des Mail-Archives ist es nötig folgende Einstellungen und Optionen in der Mandanten-Konfiguration auszuwählen. - E-Mails automatisch archivieren (E-Mail-Konfiguration) - Die E-Mail-Archiv-Protokollierung ist löschbar (E-Mail-Konfiguration) - Vordefinierte Lesebestätigung (E-Mail-Konfiguration) - E-Mail-Anhänge automatisch verweisen (Register 'Drucken-Belege')

Weitere Informationen finden Sie hier.

Gesendete E-Mails

Unter der Menü-Funktion 'Mail-Archiv' findet im easyWinArt die Verwaltung aller archivierten E-Mails statt. Sie finden hier eine Auflistung  aller E-Mails. Zusätzlich erlauben diverse Suchkriterien eine unkomplizierte und schnelle E-Mail-Recherche. Alle relevanten Daten sind übersichtlich in der gewohnten Suchliste dargestellt. Hat eine E-Mail eine zugewiesene Adresse oder einen zugewiesenen Artikel, so können diese per Mausklick in der Adress- oder Artikelverwaltung angezeigt werden. Wichtiger ist jedoch die Funktionalität, direkt aus dem Mail-Archiv den Datensatz in der Menüfunktion anzuzeigen, von dem die E-Mail verschickt wurde. Wird z.B. ein Angebot per E-Mail verschickt, so kann aus dem Mail-Archiv heraus direkt das Angebot aufgerufen werden. Unter dem Register 'Dokumenten-Management' im Mail-Archiv werden alle beim E-Mail-Versand an die E-Mail angehängten Dokumente angezeigt. Sie werden beim E-Mail-Versand automatisch in das easyWinArt-Dokumenten-Management (DMS-Archiv) gespeichert und mit dem Mail-Archiv-Datensatz verknüpft. Dabei werden auch die DMS-Parameter des E-Mail Erfassungsformulars inklusive der Kategorien mit übertragen. Zusätzlich befindet sich an den Menüfunktionen 'Vorgangs-Belege', 'Alle Adressen', 'Ansprechpartner', 'Artikel' und 'Service-Leitungen' die Registerkarte 'E-Mails des aktuellen Datensatzes'. Unter dieser Registerkarte finden Sie eine Auflistung aller gesendeten E-Mails. Diese können Sie sich dann direkt über einen Doppelklick oder alternativ über den Button 'Ändern' im Mail-Archiv anzeigen lassen. Für Vorgangs-Belege gibt es noch eine Besonderheit: Wird der Mandanten-Konfigurations-Schalter 'E-Mail-Anhänge automatisch verweisen' aktiv gesetzt, so werden z.B. beim E-Mail-Versand eines Angebotes alle E-Mail-Anhänge sowohl ins DMS-Archiv des Angebotes selber, als auch ins DMS-Archiv des Mail-Archiv-Eintrages abgelegt. Dabei werden die Anhang-Dateien jedoch nicht doppelt gespeichert, sondern nur doppelt verwiesen, d. h. jede Datei ist also physikalisch nur einmal vorhanden, aber mit beiden Datensätzen verknüpft. Dadurch werden keine Speicherressourcen verschwendet. Achtung: E-Mail-Anhänge können im DMS-Archiv nicht gelöscht und nicht verändert werden. Es können lediglich der Name, die Benennung, die Stichworte und die Kategorie im Bereich der Dokumenten-Attribute geändert werden. Die Mail-Archiv-Einträge selbst können nur dann gelöscht werden, wenn der Mandanten-Konfigurations-Schalter 'Die E-Mail-Archiv-Protokollierung ist löschbar' gesetzt wurde und man 'Alle E-Mails des verwiesenen Datensatzes' anzeigt. In diesem Falle werden auch die E-Mail-Anhänge mit gelöscht, sofern sie nicht mehrfach verwiesen sind. Anmerkung: Alle E-Mails die Sie aus easyWinArt verschicken, können inklusive aller an der jeweiligen E-Mail angehängten Dokumente automatisch archiviert werden!

E-Mail-Import aus Microsoft Outlook

An den Menüfunktionen 'Vorgangs-Belege', 'Alle Adressen', 'Ansprechpartner', 'Artikel' und 'Service-Leitungen' können beliebig viele E-Mails aus Microsoft Outlook angehängt werden. Alle genannten Menüfunktionen haben in der oberen Toolbar den Toolbar-Button 'Neuer E-Mail-Import für den aktuellen Datensatz (Strg+N)' zur Verfügung. Ein einfacher Mausklick auf den Toolbar-Button 'Neuer E-Mail-Import für den aktuellen Datensatz' oder alternativ die Tastenkombination 'Strg+N' genügt und es öffnet sich das Auswahlfenster 'Neuer E-Mail-Import für ...', in dem alle E-Mails des Posteingangs angezeigt werden. Im E-Mail-Import-Auswahlfenster können Sie ein- oder mehrere E-Mails auswählen und automatisch in die Menüfunktion 'Mail-Archiv' übernehmen. Im 'Mail-Archiv' werden sie durch das Häckchen am Feld 'Import' gekennzeichnet und können somit leicht von selbst verschickten E-Mails unterschieden werden. Importierte E-Mail-Anhänge werden automatisch ins DMS-Archiv übernommen. Im Mail-Archiv wird auf den Datensatz der Menüfunktion verwiesen, für den der E-Mail-Import durchgeführt wurde. Schon im E-Mail-Import-Auswahlfenster können alle vordefinierten DMS-Benennungen und Stichworte verändert und erweitert werden sowie DMS-Kategorien hinzugefügt werden.

Anmerkungen: Ist auf Ihrem Arbeitsplatz-PC kein Microsoft Outlook installiert, so erscheint eine Fehlermeldung. Sollten sich viele E-Mails in Ihrem Postfach 'Posteingang' befinden, kann eine zeitliche Verzögerung auftreten, bis das Auswahlfenster erscheint (Ein Aufräumen des Postfachs trägt zu einer verbesserten Zugriffszeit des Auswahlfensters bei). Je nachdem wie Sie Ihr Outlook konfiguriert haben, ist es möglich, dass eventuell eine Sicherheits-Aufforderung 'Zugriff für 1 Minute gewähren' von Outlook erscheint. Setzen Sie das Häkchen und klicken Sie danach auf 'Erteilen'.

WICHTIG: Auch die Original-Maildatei (MSG-Datei) wird wie ein Mail-Anhang dem DMS-Archiv hinzugefügt. Auf diese Weise gehen keine Informationen der Original-E-Mail verloren.

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