Rechnung erstellen

Verkauf - Rechnung erstellen
Rechnung erstellen

Pushen des Beleges 'Lieferung' zur 'Rechnung'

Ist der Beleg Lieferung soweit Fertig bearbeitet und eventuell schon gedruckt und verschickt, dann können Sie aus der Lieferung eine Rechnung generieren. Wie oben im Absatz 'Nach-Verknüpfungen generieren' bereits erwähnt, können Sie eine Teil-, Sammel-, oder eine normale Rechnung generieren. Über den entsprechenden Button der 'Beleg-Toolbar' pushen Sie die Lieferung zu einer Rechnung. Die meisten Daten werden von der Lieferung übernommen, dazu gehören natürlich auch die Positionen. Diese Positionen der Rechnung werden mit den Positionen der Lieferung verknüpft. Die Verknüpfungen stellen für das System und auch für den Benutzer logische und nachvollziehbare Verbindungen zwischen den Positionen und somit zwischen Lieferung und Rechnung dar. Das Kapitel 'Funktionsumfang' enthält weitere Informationen dazu, welche Verknüpfungstypen es gibt und zwischen welchen Beleg-Typen Verknüpfungen bestehen können. Die beiden Registerkarten 'Von-Verknüpfungen' und 'Nach-Verknüpfungen' zeigen die vorhandenen Verknüpfungen mit den entsprechenden Mengen auf.

Rechnung manuell erstellen

Wenn Sie zu der Rechnung keine Vor-Verknüpfungen haben, dann können Sie die Rechnung auch manuell erstellen. Öffnen Sie dazu eine beliebige Menü-Funktion oder Verweis-Menü-Funktion der Beleg-Verwaltung, z.B. die 'Vorgänge -> Vorgangs-Belege'. Hier ist als nächstes in der Aktions-Toolbar der Button 'Neu' zu betätigen. Es öffnet sich eine Auswahl der möglichen Beleg-Typen. Wählen Sie im Verkauf den Beleg-Typ Rechnung aus. Als nächstes erscheint ein Suchfenster, mit dem die Adresse des Beleges ausgewählt wird. Beachten Sie, dass eine manuell erstellte Rechnung nur für Kunden erstellt werden kann. Suchen Sie beispielsweise über den Firmennamen oder eine der anderen Suchmöglichkeiten und wählen Sie die gewünschte Adresse aus. Nach dem Betätigen des Buttons 'Speichern' in der Aktions-Toolbar ist die Rechnung angelegt und in der Datenbank gespeichert. Es hat im Moment des Speicherns auch eine Beleg- sowie eine Vorgangsnummer bekommen, zusammen mit dem Änderungsindex bilden diese Nummern den Beleg-Identifizierer, z.B. '1418 / 50013.0'. Die Lieferung lässt sich an dieser Stelle bereits am Bildschirm andrucken und betrachten, dies passiert mittels des 'Drucken'-Buttons in der Aktions-Toolbar. Noch hat die Rechnung keinen Wert, denn es wurden noch keine Positionsdaten hinzugefügt. In easyWinArt werden die Positionen in einer eigenen untergeordneten Menü-Funktion 'Beleg-Positionen' eingestellt, welche im Kapitel Beleg-Positionen erklärt wird.

Bearbeitung der Rechnung

Jetzt können Sie die Rechnung ergänzen oder überarbeiten. Eventuell haben sich die Zahlungsbedingungen oder der Rechnungsbetrag geändert, die jetzt angefügt werden müssen. Zudem können Sie dem Auftrag Dokumente wie z.B. die unterschriebene Rechnung in PDF-Format anhängen. Alle weiteren Daten werden über die Registerkarten verwaltet. Genaueres zu den Registerkarten erfahren Sie im Handbuch unter Menü: Vorgänge --> Vorgangs-Belege. Anschließend ist die 'Druck-Vorschau' wie bereits oben beschrieben das beste Hilfsmittel um das fertige Werk zu begutachten. Ist soweit alles im grünen Bereich, kann die Rechnung gedruckt, gefaxt oder gemailt werden. Nach dem drucken, faxen oder mailen wird die Rechnung Gesperrt und kann danach nicht mehr verändert werden. Wie im Absatz 'Beleg-Versionen' der Unterseite 'Angebot' beschrieben, kann auch hier eine manuelle Sperre verhängt werden, damit diese dem Kunden zugestellte Version des Beleges nicht mehr geändert werden kann.

Rechnung stornieren

Eine Stornierung der Rechnung ist nicht die ideale Lösung. In easyWinArt haben Sie neben der Stornierung die Möglichkeit aus der Rechnung eine 'Gutschrift' oder eine 'Reklamation' zu generieren. Kommen diese Lösungen jedoch nicht in Frage, dann ist die Stornierung der Rechnung unvermeidbar. Um die Rechnung zu stornieren klicken Sie bitte auf den Button 'Storno' und bestätigen Sie mit dem Button 'Ja'. Bei der Stornierung der Rechnung werden alle dazu gehörigen Positionen ebenfalls storniert und freigegeben. Ist die Rechnung jedoch schon Bezahlt oder die Fibu-Ausgabe wurde getätigt, dann können Sie diese Rechnung nicht mehr stornieren. Verwechseln Sie bitte das Stornieren mit dem Löschen nicht. Bei der Stornierung bleibt die Rechnung mit der Rechnungsnummer im System und wird auch so an den Steuerberaten weitergegeben. Eine gelöschte Rechnung verschwindet aus dem System, hinterlässt aber auch eine Lücke im Nummernkreis. Wird vom Finanzamt nicht akzeptiert. Rechnungen dürfen nur gelöscht werden, wenn in der Verwaltung der 'Nummern-Kreise' das 'Lücken füllen' ausgewählt ist, die Rechnung noch nicht lange im System ist und an den Kunden noch nicht verschickt wurde.

A'Konto-Rechnung

Aus der Lieferung wurde jetzt eine Rechnung mit verknüpften Positionen generiert. Nach dem die Rechnung generiert wurde sehen Sie im Bereich Beleg-Status, dass für diese Rechnung A'Konto-Abzüge möglich. Mit einem Klick auf den Button 'Drucken' werden Sie ebenfalls darüber Informiert. Da wir bereits aus dem Auftrag eine A'Konto-Rechnung generiert hatten, darf die Schlussrechnung nicht über die komplette Summe gehen. Die bereits gezahlte Abschlagssumme muss jetzt der Schlussrechnung abgezogen werden. Wählen Sie dazu die Registerkarte 'A'Konto-Verweise' aus und klicken Sie auf den Button 'Neu'. Achten Sie drauf, dass die Rechnung im 'Änderungsmodus' ist, denn sonst steht Ihnen der Button 'Neu' nicht zur Verfügung. Nach dem Klick auf den Button 'Neu' poppt ein neues 'Fenster' auf. Sie haben jetzt die Auswahl der 'A'Konto-Abzüge' dieser Rechnung, die der Schlussrechnung abgezogen werden sollen. Wurde wie in diesem Beispiel nur eine A'Konto-Abzug für diese Rechnung generiert, so haben Sie auch nur diesen einen A'Konto-Abzug zur Auswahl. Wählen Sie den A'Konto-Abzug, mit einem Klick in das 'Auswahlfeld', aus. Im unteren Bereich des Pop up Fensters sehen Sie noch mal zur Bestätigung die ausgewählte 'Abbuchungssumme' vom ganzen Betrag. Ist die Auswahl Richtig, dann bestätigen Sie Ihre Auswahl mit dem Button 'Auswählen'. Im Bereich Beleg-Status der ausgewählten Rechnung sehen Sie jetzt, dass das 'A'Konto abgezogen' wurde. Jetzt können Sie die Rechnung noch bearbeiten z.B. den Einleitungs-, Schluss-Text oder die Zahlungsbedingung ändern. Über die Druckvorschau können Sie die Rechnungsdaten vor dem verschicken nochmals überprüfen. Bei bestehender Richtigkeit der Daten können Sie die Rechnung drucken, faxen oder mailen. Hat der Kunde die Rechnung bezahlt, so können Sie den Zahlungseingang auf die Rechnung verbuchen. Genaueres zu diesem Vorgang erfahren Sie im Handbuch unter dem Kapitel 'Zahlungs-Eingang' im Absatz 'Zahlungs-Eingang auf Schluss-Rechnung buchen'.

Nach-Verknüpfung erstellen

Im Normal-Fall wird die Rechnung vom Kunden Bezahlt und damit der Verkaufsprozess beendet. In anderen Fällen haben Sie aber auch die Möglichkeit weiter Belege aus der Rechnung zu generieren. Hat sich der Kunde nach Erhalt der Rechnung doch gegen die Ware entschieden, dann können Sie aus der Rechnung eine 'Ausgangs-Gutschrift' generieren um diese Entscheidung sauber zu verbuchen. Eine 'Rücklieferung' generieren Sie um eine zurück gekommene Ware wieder aufs Lager zu buchen und es sauber im System zu erfassen. Der Beleg 'Reklamation' wird aus der Rechnung generiert, falls die gelieferte Ware beschädigt oder Fehlerhaft war. Alle diese Nach-Verknüpfungen können Sie in der Beleg-Toolbar über die entsprechenden Schaltflächen ausführen.    

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