Lieferung erstellen

Verkauf - Lieferung erstellen
Lieferung erstellen

Pushen des Beleges 'Auftrag' zur 'Lieferung'

Wird der Auftrag vom Interessenten oder Kunden bestätigt, so wird die Ware zur Lieferung frei gegeben. In anderen Fällen kann aus dem Auftrag auch ein anderer Beleg-Typ generiert werden. Betrachten wir den Fall, dass alle Positionen geliefert werden. Dann kann der Beleg 'gepusht' werden, dass heißt, alle Positionen des Auftrages werden 1:1 in die Lieferung übernommen. Der Button zum Pushen befindet sich in der 'Beleg-Toolbar'. Nach Betätigen wird ein neuer Beleg vom Typ Lieferung erzeugt mit entsprechender Beleg- und Vorgangsnummer. Die meisten Daten werden vom Auftrag übernommen, dazu gehören natürlich auch die Positionen. Diese Positionen der Lieferung werden mit den Positionen des Auftrages verknüpft. Die Verknüpfungen stellen für das System und auch für den Benutzer logische und nachvollziehbare Verbindungen zwischen den Positionen und somit zwischen Auftrag und Lieferung dar. Das Kapitel Funktionsumfang enthält weitere Informationen dazu, welche Verknüpfungstypen es gibt und zwischen welchen Beleg-Typen Verknüpfungen bestehen können. Die beiden Registerkarten 'Von-Verknüpfungen' und 'Nach-Verknüpfungen' zeigen die vorhandenen Verknüpfungen mit den entsprechenden Mengen auf.

Lieferung manuell erstellen

Wenn zu der Lieferung kein Auftrag gehört, dann können Sie die Lieferung auch manuell anlegen. Öffnen Sie eine beliebige Menü-Funktion oder Verweis-Menü-Funktion der Beleg-Verwaltung, z.B. die 'Vorgänge -> Vorgangs-Belege'. Hier ist als nächstes in der Aktions-Toolbar der Button 'Neu' zu betätigen. Es öffnet sich eine Auswahl der möglichen Beleg-Typen. Wählen Sie im Verkauf die Lieferung aus. Als nächstes erscheint ein Suchfenster, mit dem die Adresse des Beleges ausgewählt wird. Beachten Sie, dass eine manuell erstellte Lieferung nur für Kunden erstellt werden kann. Suchen Sie beispielsweise über den Firmennamen oder eine der anderen Suchmöglichkeiten und wählen Sie die gewünschte Adresse aus. Nach dem Betätigen des Buttons 'Speichern' in der Aktions-Toolbar ist die Lieferung angelegt und in der Datenbank gespeichert. Es hat im Moment des Speicherns auch eine Beleg- sowie eine Vorgangsnummer bekommen, zusammen mit dem Änderungsindex bilden diese Nummern den Beleg-Identifizierer, z.B. '1416 / 40060.0'. Die Lieferung lässt sich an dieser Stelle bereits am Bildschirm andrucken und betrachten, dies passiert mittels des 'Drucken'-Buttons in der Aktions-Toolbar. Noch hat die Lieferung keinen Wert, denn es wurden noch keine Positionsdaten hinzugefügt. In easyWinArt werden die Positionen in einer eigenen untergeordneten Menü-Funktion 'Beleg-Positionen' eingestellt, welche im Kapitel 'Beleg-Positionen' erklärt wird.

Bearbeitung der Lieferung

Eine aus dem Auftrag generierte Lieferung sollte zunächst ergänzt und überarbeitet werden. Eventuell hat der Kunde die Lieferung mit Bedingungen oder Wünschen gekoppelt, die jetzt angefügt werden müssen. Wesentliche Elemente der Überarbeitung sind die Referenz-Daten, die Lieferadresse oder die Versandbedingungen. Zudem können Sie der Lieferung Dokumente wie die den Unterschriebenen Lieferschein der Selbstabholer oder die PDF-Version des verschickten Lieferscheines anhängen. Alle weiteren Daten werden über die Registerkarten verwaltet. Genaueres zu den Registerkarten erfahren Sie im Handbuch unter Menü: Vorgänge --> Vorgangs-Belege. Anschließend ist die 'Druck-Vorschau' wie bereits oben beschrieben das beste Hilfsmittel um das fertige Werk zu begutachten. Ist soweit alles im grünen Bereich, kann der Lieferschein gedruckt, gefaxt oder gemailt werden. Wie im Absatz 'Beleg-Versionen' der Unterseite Angebot beschrieben, kann auch hier eine manuelle Sperre verhängt werden, damit diese dem Kunden zugestellte Version des Beleges nicht mehr geändert werden kann.

Lieferung auf Kulanz erledigen

Soll die Lieferung nicht Fakturiert werden, weil es z.B. eine Nachlieferung ist, dann wird die gesamte Lieferung mit dem Button 'Kulanz' auf Kulanz gesetzt. Damit wird die Lieferung als Erledigt markiert und Gesperrt. Aus dem Lieferschein kann jetzt versehentlich oder absichtlich keine Rechnung mehr generiert und der Lieferschein nicht mehr gelöscht werden. Jetzt können Sie den Lieferschein Drucken und mit der Ware verschicken oder Faxen, Mailen.

Nach-Verknüpfungen generieren

Nach dem die Lieferung generiert und gegeben falls schon verschickt wurde, kann aus der Lieferung der nächste Beleg-Typ generiert werden. Im Normalfall wird aus der Lieferung eine Rechnung generiert. Dazu haben Sie die Möglichkeit eine komplette Rechnung, eine 'Teil'- oder eine Sammel-Rechnung zu erstellen. Sie können aber eine Lieferung auf Kulanz erledigen, falls es sich z.B. um eine kostenlose Nachlieferung handelt. Oder sie generieren eine Rücklieferung, für den Fall, dass Sie dem Kunden zu viel Ware geschickt haben. Wenn Sie die Ware vom Kunden zurück bekommen, dann können Sie die Lieferung zu Rücklieferung generieren und die Ware wieder zurück auf Lager buchen, soweit sie in Ordnung ist. Alle diese Aktionen können Sie in der Beleg-Toolbar über die entsprechenden Schaltflächen ausführen. Jetzt können Sie denn generierten Beleg bearbeiten und weiter verwenden.

Pushen des Beleges 'Lieferung' zur 'Rechnung'

Ist der Beleg Lieferung soweit Fertig bearbeitet und eventuell schon gedruckt und verschickt, dann können Sie aus der Lieferung eine Rechnung generieren. Wie oben im Absatz 'Nach-Verknüpfungen generieren' bereits erwähnt, können Sie eine Teil-, Sammel-, oder eine normale Rechnung generieren. Über den entsprechenden Button der Beleg-Toolbar pushen Sie die Lieferung zu einer Rechnung. Die meisten Daten werden von der Lieferung übernommen, dazu gehören natürlich auch die Positionen. Diese Positionen der Rechnung werden mit den Positionen der Lieferung verknüpft. Die Verknüpfungen stellen für das System und auch für den Benutzer logische und nachvollziehbare Verbindungen zwischen den Positionen und somit zwischen Lieferung und Rechnung dar. Das Kapitel 'Funktionsumfang' enthält weitere Informationen dazu, welche Verknüpfungstypen es gibt und zwischen welchen Beleg-Typen Verknüpfungen bestehen können. Die beiden Registerkarten 'Von-Verknüpfungen' und 'Nach-Verknüpfungen' zeigen die vorhandenen Verknüpfungen mit den entsprechenden Mengen auf.

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Ihr Ralf Jasper
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